FleetPilot 2.0 · flotas VTC y taxi

FleetPilot 2.0 es la aplicación de gestión de una flota de VTC y taxi: los vehículos de alquiler con conductor que trabajan con Uber, Bolt, Cabify o FREENOW y los taxis que se gestionan para sus licenciatarios. Su lema lo resume: «Cada kilómetro cuenta». Reúne en un solo sitio lo que en una gestora suele estar repartido entre hojas de cálculo, los paneles de cada plataforma, el correo de la gestoría y la carpeta de multas:

• la flota: cada vehículo con su autorización VTC o su licencia de taxi, la ITV, el seguro, el taller, los siniestros y los peritajes;
• las personas: los conductores con su contrato, sus habilitaciones y su registro de jornada, el cuadrante de turnos y quién lleva cada coche en cada momento;
• la economía: la producción de cada plataforma atribuida a quien conducía, las nóminas con el variable del convenio, los gastos, las tarjetas de combustible, el efectivo, la liquidación mensual a cada titular y la facturación;
• el control: las multas con la identificación del conductor en plazo, las discrepancias entre lo que dicen las plataformas, el GPS, las tarjetas y los turnos, el cumplimiento de cada coche y cada conductor, y los informes;
• y dos portales: Mi turno, el del conductor en el móvil, y Mi inversión, el del titular.

Unas siglas que salen desde el principio: VTC es el arrendamiento de vehículos con conductor (la licencia de los coches de Uber o Cabify); el titular es quien aporta el coche y la autorización —un autónomo o una sociedad— y suele ser el empleador de sus conductores; la gestora es la empresa que organiza todo por cuenta de los titulares y les cobra una cuota de gestión. Todas las siglas están en el Glosario.

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   La barra lateral lleva a cada sección, agrupadas por áreas: General, Operación, Flota, Personas, Economía y Control. Solo salen las que permite tu perfil.
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   El buscador encuentra una matrícula, un conductor, una multa, una factura o un titular desde cualquier pantalla (también con ⌘K o Ctrl+K).
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   Crear da de alta una reserva, una asignación, una incidencia, un gasto, una multa… sin salir de donde estás.
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   La campana con tus avisos: la multa que hay que identificar, la incidencia urgente, lo que caduca… (ver Los avisos).
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   Tu usuario: tu perfil, el idioma y el tema, las preferencias de avisos, la conexión con Claude y la salida; a la administradora, también Usuarios, Configuración y Auditoría.
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   Tu día: lo que te toca hoy según tu perfil, antes que nada (ver Panel).
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   El menú Ayuda abre este manual —en el capítulo de la pantalla en la que estás— y la ayuda de la pantalla.

#La gestora de la demo

Las capturas de este manual son de la demostración de Alcora Movilidad, S.L., una gestora ficticia con la base en Getafe (Madrid) y una delegación en Málaga. Sus cifras son las de una gestora mediana:

Cada persona de la oficina tiene su cuenta con un perfil distinto: la directora general (administradora), el gerente, la jefa de tráfico, el jefe de la delegación de Málaga, RR. HH., administración y finanzas, flota y taller, la gestoría laboral externa y un auditor; y, en sus portales, un conductor y una titular (ver Entrar en FleetPilot).

#Cómo está organizada la aplicación

La barra lateral agrupa las secciones por áreas, en el orden en que trabaja una gestora: lo de hoy, la calle, los coches, las personas, el dinero y el control. Cada sección es un capítulo de este manual con el mismo nombre y el mismo icono.

#El trabajo de un mes en FleetPilot

Así encaja el trabajo de la gestora a lo largo de un mes. Cada paso es una sección de la aplicación y un capítulo de este manual (pulsa en cualquiera para ir a él):

#Cada hecho, a quien tenía el coche

La idea que une toda la aplicación es la atribución: cada viaje, cada repostaje con tarjeta, cada trayecto del GPS y cada multa se asigna al conductor que tenía el coche en ese instante. No al conductor «habitual» del coche ni al que lo tenía a final de mes, sino al de ese momento exacto, según el cuadrante:

• manda la cobertura del día (el correturno o el compañero que hizo ese turno) sobre la asignación fija;
• cada asignación vale desde su hora de inicio y hasta su hora de fin, sin incluirla: el minuto en que termina ya es del siguiente;
• lo que no se puede atribuir (un coche sin nadie asignado, un viaje fuera de cualquier turno) queda sin asignar, con su motivo, para que alguien lo revise en Producción.

De ahí salen la nómina de cada conductor (solo con sus viajes, sin contar dos veces el mismo), la multa que se le propone identificar, el efectivo que debe ingresar y su producción por hora. Por eso es tan importante que el Cuadrante esté al día.

#Lo que comprueba FleetPilot por ti

Las reglas importantes no dependen de que alguien se acuerde: las aplica la base de datos, la misma para la app, para el móvil del conductor y para Claude. Si algo no cumple una regla, no se guarda y FleetPilot dice por qué.

• Permisos. Cada persona ve las secciones, los datos y los botones de su perfil de acceso. Lo que no le corresponde —un importe, un IBAN, una baja médica, la posición del coche— ni siquiera llega a su pantalla: aparece un candado.
• Bases. Quien trabaja solo en una delegación ve solo lo de su base: el jefe de Málaga no ve los coches ni los conductores de Madrid, ni cuentan en sus totales.
• Reglas del oficio. Un conductor no puede tener dos coches a la vez ni un coche dos conductores en el mismo turno; para asignar un coche hace falta un contrato vigente con su titular, la ITV y el seguro en vigor. Los fichajes no se borran ni se cambian: una corrección es un fichaje nuevo con su motivo, y todos van encadenados con una huella digital. Una factura emitida no se modifica: se rectifica. Una nómina cerrada ya no se recalcula.
• Plazos. La multa cuenta sus 20 días para identificar al conductor, la ITV y el seguro avisan antes de caducar, el efectivo sin ingresar salta pasados unos días.

El detalle de cada regla está en el capítulo de su sección; los perfiles y las bases, en Perfiles, permisos y bases.

#Por dónde empezar según tu puesto

Estos son los capítulos que más vas a usar según tu trabajo (entre paréntesis, la cuenta de la demo con ese perfil):

Si es la primera vez que entras, lee antes Entrar en FleetPilot y La pantalla y lo que es común: ahí está lo que funciona igual en todas las secciones (buscar, filtrar, abrir una ficha, rellenar un formulario).

#En el ordenador y en el móvil

FleetPilot funciona en el navegador, sin instalar nada, y se adapta al tamaño de la pantalla. En el móvil, la barra lateral se esconde en un cajón y los listados pasan a tarjetas. El conductor tiene su portal, Mi turno, pensado para el móvil: fichar, revisar el coche, ver lo que lleva ganado y firmar sus documentos.

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   El menú abre el cajón con las secciones.
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   Tu día y, debajo, los bloques del panel, uno detrás de otro.

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   Sin barra lateral: el conductor solo tiene su portal, con la ayuda, sus avisos, el idioma y su menú.
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   Sus pestañas: hoy, ganancias, gestiones, firmas y jornada (ver Mi turno).

#Cómo leer este manual

• Capturas con marcas. Cada captura es de la aplicación real. Los números 1 señalan las partes que se explican debajo, en la leyenda. Pasa el ratón por una marca o por su línea de la leyenda y la zona se resalta en la captura; pulsa la captura para verla a pantalla completa.
• Rótulos de la pantalla. Lo que ves escrito en un botón, una pestaña o un campo aparece así: Crear, Guardar. Las teclas, así: ⌘K.
• Pasos. Las tareas se cuentan paso a paso en recuadros numerados, con lo que pasa al final.
• Recuadros de color. Los consejos, en verde; lo importante, en ámbar; la normativa (con la norma y su artículo), con una franja a la izquierda; cómo se calcula una cifra, con un ejemplo con números; los ejemplos con los datos de la demo; y lo que cambia según tu perfil de acceso, con un candado.
• Siglas. Las del oficio (VTC, ROTT, ITV, DGT, DEV, SOV, RC, RD, NAF, CCC, ZBE, PMR…) se explican la primera vez que salen en cada capítulo y están todas en el Glosario.
• Buscar. El buscador de la izquierda (o la tecla /) encuentra cualquier palabra en todo el manual.
• Imprimir. Imprimir o guardar en PDF, abajo a la izquierda, saca el manual en papel o en PDF, cada capítulo en su página.

#Cómo está organizado este manual

Después de estos primeros pasos, cada capítulo corresponde a una sección de la barra lateral, en el mismo orden y con el mismo icono. Al final, los anexos: perfiles y permisos, el conector de Claude, las integraciones, la normativa y el glosario.

Cada persona entra en FleetPilot con su propio usuario: un email y una contraseña. Lo que ve después lo deciden tres cosas, que configura un administrador en Usuarios:

• su perfil de acceso (gerencia, jefe de tráfico, recursos humanos, administración, taller y flota, gestoría…): las secciones de la barra lateral, los datos que puede consultar (importes, datos personales, ubicación…) y lo que puede crear o cambiar;
• sus bases: todas, o solo la delegación en la que trabaja (el jefe de Málaga ve solo Málaga);
• la persona enlazada, si es un conductor o un titular: su usuario abre directamente su portal, Mi turno o Mi inversión, y solo ve lo suyo.

No hay registro libre: las cuentas las crea un administrador.

#La pantalla de acceso

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   Email: el correo con el que te dio de alta el administrador.
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   Contraseña. El ojo de la derecha la muestra u oculta mientras la escribes.
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   Entrar (o la tecla Intro en la contraseña) abre FleetPilot.
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   Cuentas de demostración: en la demo, un clic en una persona entra directamente con su cuenta.
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   El vídeo de presentación: unos cinco minutos sobre lo que hace FleetPilot. Pulsa ▶ para verlo (mejor con sonido).
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   Conoce la propuesta: las especificaciones, la presentación y la propuesta en PDF.
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   Idioma de la aplicación (castellano o inglés), ya desde la pantalla de acceso.
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   Cambia entre modo claro y oscuro.

Debajo de las cuentas, un aviso recuerda que la empresa, los titulares, los conductores, los vehículos y los viajes son ficticios y que las integraciones funcionan en modo simulado. Un clic en el logotipo de FleetPilot abre su web de presentación. En pantallas estrechas (un móvil o una ventana pequeña) desaparece la presentación de la izquierda: queda el formulario con el logotipo arriba y, debajo de las cuentas, el vídeo y los documentos.

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   Usuario o contraseña no válidos: revisa los dos campos (en la contraseña cuentan las mayúsculas). Si el aviso es «No se pudo conectar con el servidor», el problema es de conexión, no de tus datos.

#Las cuentas de demostración

En la demostración, bajo el formulario aparecen las once personas de la gestora de ejemplo, Alcora Movilidad, S.L. Cada una tiene un perfil de acceso distinto, así que ves la misma aplicación como la vería cada puesto. Un clic en una de ellas entra directamente; si prefieres escribirlo, el email es el nombre de pila seguido de @fleetpilot.demo (por ejemplo, nuria@fleetpilot.demo) y la contraseña de todas, demo1234.

Lo que cada perfil permite exactamente, con cada interruptor, está en Perfiles, permisos y bases; cómo se nota en pantalla lo que un perfil no puede ver (un candado en lugar del dato), en La pantalla y lo que es común.

#El vídeo y los documentos de la propuesta

En la presentación de la izquierda hay un vídeo de unos cinco minutos que cuenta lo que hace FleetPilot. Pulsa ▶ para verlo, mejor con sonido; el botón de pantalla completa lo amplía.

Debajo, el bloque Conoce la propuesta reúne tres documentos de City Scape Ventures S.L. sobre FleetPilot, pensados para quien la está evaluando:

• Especificaciones — cada función, sección a sección. Se abre en otra pestaña.
• Presentación — los procesos clave, animados. Se abre en otra pestaña.
• Propuesta · PDF — un resumen de cuatro páginas que se descarga en tu equipo.

Los tres están en castellano también cuando la aplicación está en inglés.

#Si olvidas la contraseña

La pantalla de acceso no tiene un enlace para recuperar la contraseña: las cuentas las gestiona un administrador. Pídele que abra tu ficha en Usuarios y te ponga una contraseña nueva con Restablecer (al menos 8 caracteres; FleetPilot puede generarla). Te la tiene que comunicar de forma segura; la anterior deja de funcionar en el acto. Si un administrador desactiva tu usuario, ya no puedes entrar, pero tu nombre se conserva en lo que firmaste, anotaste o validaste.

#Tu menú de usuario

Arriba a la derecha está tu botón de usuario: tus iniciales, tu nombre y tu acceso (el nombre de tu perfil o «Administrador»). Al pulsarlo se abre tu menú, con tu nombre y tu email arriba. A su izquierda, la campana con tus avisos (ver Los avisos).

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   Mi perfil: tus datos, el idioma y el tema.
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   Preferencias de avisos: qué avisos te llegan a la campana y cuáles también por correo (ver Los avisos).
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   Conectar con Claude: trabajar con FleetPilot desde un chat con Claude, como tú y con tus permisos (ver Conectar con Claude).
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   La administración: Usuarios solo los administradores; Configuración el administrador (entera) y quien puede sincronizar las integraciones (solo su pestaña); Auditoría, quien tenga su permiso.
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   Cerrar sesión te devuelve a la pantalla de acceso.

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   Quien no administra tiene Mi perfil, Preferencias de avisos, Conectar con Claude y Cerrar sesión.

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   Cargo: tu puesto en la gestora, tal como lo anotó el administrador.
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   Acceso: «Administrador» o tus perfiles de acceso. Si tienes varios, salen unidos con «+».
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   Idioma: ES (castellano) o EN (inglés). Cambia toda la aplicación al momento.
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   Tema: claro (el sol), «Del sistema» (el que tenga tu ordenador o tu móvil) u oscuro (la luna).
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   Cerrar el diálogo: los cambios ya están aplicados.

«Mi perfil» no permite cambiar el nombre, el cargo ni la contraseña: eso lo hace un administrador en Usuarios. Las otras dos opciones del menú tienen su propio capítulo: las preferencias de avisos, en Los avisos, y Conectar con Claude, en Conectar con Claude.

#El idioma y el modo oscuro

En el ordenador tienes el idioma y el tema también en la barra superior, a un clic: el globo con las letras del idioma abre la lista de idiomas, y la luna pasa al modo oscuro (en modo oscuro, el sol vuelve al claro). Solo cambia la aplicación: los datos (nombres, matrículas, conceptos de los gastos…) no se traducen.

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   El globo, con el idioma actual.
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   Castellano e inglés; la marca indica el que está puesto.

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   En modo oscuro, el sol vuelve al claro.

#Los portales a pantalla completa

El conductor y el titular no tienen secciones de gestión: su perfil solo tiene su portal, así que FleetPilot lo abre a pantalla completa, sin barra lateral, en cuanto entran. Arriba, una cabecera con el logotipo, el nombre del portal, la Ayuda, la campana de avisos, el idioma y su menú. Cada portal tiene su capítulo: Mi turno y Mi inversión.

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   La cabecera del portal: el logotipo y el nombre, en lugar de la barra lateral.
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   A la derecha, la Ayuda (también con F1), sus avisos, el idioma y su menú.
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   Las partes del portal: resumen, vehículos, liquidaciones, flota y documentos. Lucía solo ve sus coches y sus conductores.
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   Lo que espera su respuesta: aquí, la liquidación de septiembre, emitida y pendiente de su conformidad (ver Mi inversión).

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   En el móvil, la cabecera deja solo los iconos: ayuda, avisos, idioma y su menú.
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   El saludo con la fecha; debajo, lo que tiene pendiente (firmas, una multa) y el fichaje.

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   Preferencias de avisos: qué avisos quiere y si también por correo.
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   Cerrar sesión. En los portales no hay «Mi perfil»: el idioma está en la cabecera.

Si un perfil tiene Mi turno o Mi inversión y además otras secciones, el portal se abre desde la barra lateral como cualquier otra sección; en el móvil se abre a pantalla completa, con un botón Salir para volver al resto de la aplicación. El administrador no tiene los portales: son de una persona concreta (el conductor o el titular enlazado a ese usuario).

#Cerrar la sesión

#Si tu usuario no tiene perfil de acceso

Un usuario que no es administrador necesita al menos un perfil de acceso para ver algo. Si un administrador crea tu cuenta sin perfil (o te los quita todos), al entrar verás la pantalla Sin perfil de acceso, con el logotipo, un candado y el texto «Tu usuario no tiene ningún perfil de acceso asignado, así que todavía no puede ver nada. Pide a un administrador que te asigne uno.», tu email y el botón Cerrar sesión. Cuando el administrador te asigne un perfil, vuelve a entrar.

#Entrar desde el móvil o la tableta

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   El mismo formulario: email, contraseña y Entrar.
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   Las cuentas de demostración, en una columna. Desplázate hacia abajo para ver las demás, el vídeo y los documentos de la propuesta.

FleetPilot funciona igual en el navegador del móvil o de una tableta. Si lo vas a usar a menudo —el conductor para fichar, el jefe de tráfico fuera de la oficina—, añádelo a la pantalla de inicio desde el menú del navegador («Añadir a pantalla de inicio»): se abrirá como una aplicación más. Necesita conexión a internet.

Todas las secciones de FleetPilot comparten la misma estructura y las mismas piezas: la barra lateral para moverte, la barra superior con el buscador y el botón para crear, listados que se buscan y se filtran igual, fichas que se abren a la derecha con sus documentos y sus cambios, y formularios con los mismos botones. Lo que aprendas aquí te sirve en cualquier pantalla.

Las excepciones son los portales del conductor y del titular, Mi turno y Mi inversión, que se abren a pantalla completa, sin barra lateral (ver Entrar en FleetPilot).

#Las partes de la pantalla

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   Barra lateral: las secciones, agrupadas por áreas. La sección en la que estás queda resaltada.
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   Menú Ayuda, fijo al pie: este manual y la ayuda de la pantalla.
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   Barra superior: el título de la sección y las herramientas que sirven en cualquier pantalla (detalle abajo).
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   El contenido de la sección; cambia al elegir otra en la barra lateral.

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   El título de la sección en la que estás.
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   El buscador global: pulsa en él o usa ⌘K (Mac) / Ctrl+K (Windows).

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   Ayuda de la pantalla en la que estás (también con la tecla F1).
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   Crear: da de alta una reserva, una asignación, una incidencia, un gasto, una multa… desde cualquier pantalla.
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   Idioma: castellano o inglés.
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   Tema: la luna pasa al modo oscuro; en modo oscuro, el sol vuelve al claro.
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   La campana con tus avisos; si tienes alguno sin leer, un número rojo encima (ver Los avisos).
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   Tu menú de usuario, con tu nombre y tu perfil de acceso debajo (ver Entrar en FleetPilot).

#La barra lateral

Las secciones están agrupadas por áreas, en el orden en que trabaja una gestora. Solo ves las que permite tu perfil de acceso: a quien lleva el taller no le salen Nóminas ni Facturación, y la gestoría laboral solo tiene Conductores, Jornada y Nóminas.

Si la lista no cabe, la barra se desplaza; el menú Ayuda se queda siempre al pie. Al cambiar de sección, la pantalla que dejas vuelve a su estado inicial: si habías buscado o filtrado algo, al volver lo encuentras sin filtrar.

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   Cada icono es una sección (al dejar el ratón encima sale su nombre); las áreas se separan con una línea.
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   El menú Ayuda sigue al pie.
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   El buscador se estrecha para dejar sitio al título (y sigue abriéndose con ⌘K / Ctrl+K).
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   A este ancho, los listados ya van en tarjetas, como en el móvil.

#La ayuda: este manual y la ayuda de cada pantalla

Hay dos tipos de ayuda dentro de FleetPilot:

• Este manual, que se abre desde el menú Ayuda del pie de la barra lateral, directamente en el capítulo de la pantalla en la que estás, en tu idioma, o desde la portada.
• La ayuda de la pantalla: el botón Ayuda de la barra superior (o la tecla F1, o Guías interactivas en el menú del pie) abre a la derecha un panel que cuenta en un párrafo qué es la sección, con el enlace a su capítulo del manual, sus guías interactivas (cada guía se reproduce paso a paso sobre la propia pantalla) y las que valen en toda la aplicación. En los portales, el botón está en la cabecera.

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   Abre este manual en el capítulo de la pantalla en la que estás (aquí, Vehículos), en otra pestaña.
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   Abre el manual completo, desde la portada.
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   Abre la ayuda de la pantalla (lo mismo que el botón Ayuda de arriba o F1).

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   Dónde estás: qué es la sección y qué hay en ella, en un párrafo.
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   El enlace al capítulo de esta sección en el manual.
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   Las guías interactivas de la sección, con sus pasos: ▶ reproduce cada una sobre la propia pantalla.
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   Debajo, las guías que valen en toda la aplicación: buscar, crear algo nuevo, entender una cifra…

#Buscar cualquier cosa

El buscador global de la barra superior encuentra, desde cualquier pantalla, vehículos (por matrícula, bastidor, marca, modelo o titular), conductores (por nombre, código, o el teléfono y el email de las plataformas), titulares (por nombre, código o NIF), multas (por número, expediente, boletín o matrícula), siniestros, reservas, facturas, gastos, tarjetas (por sus últimos cuatro dígitos), autorizaciones y documentos (por su nombre o su nota). Solo muestra lo que tu perfil puede ver y de tus bases: el jefe de Málaga no encuentra los coches de Madrid.

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   Escribe al menos dos letras o cifras; los resultados aparecen solos mientras escribes. Una matrícula, con o sin espacio.
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   Cada resultado con los datos que lo identifican (titular, estado…). Púlsalo para ir a su sección con la ficha abierta.
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   Los resultados salen agrupados por sección, cada uno con su icono: aquí, los gastos de taller del coche…
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   …y su autorización VTC, que lleva la matrícula del coche adscrito.

#Crear algo nuevo

El botón Crear de la barra superior da de alta, sin salir de donde estás, cualquier registro que tu perfil pueda crear: abre el mismo formulario que el botón «Nuevo…» de su sección. Al guardarlo, FleetPilot te lleva a esa sección.

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   La operación: una reserva de un cliente de empresa, una asignación de coche y turno y una ausencia.
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   La flota: una incidencia, un siniestro y una orden de taller.
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   Un gasto con su factura y una multa recibida.
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   Las altas: un conductor y un vehículo.

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   Solo salen las altas que permite el perfil: a Pablo, las incidencias, los siniestros, las órdenes de taller y los vehículos.

El administrador las ve todas. Si cancelas el formulario, no se crea nada y sigues donde estabas. Si tu perfil no puede crear nada (gerencia, la gestoría, el auditor), el botón no aparece.

#Idioma y tema

El globo de la barra superior cambia el idioma de toda la aplicación entre castellano (ES) e inglés (EN), al momento; la luna pasa al modo oscuro y el sol vuelve al claro. Los dos se recuerdan en tu navegador; en el móvil se cambian desde Mi perfil. Los datos (nombres, matrículas, conceptos) no se traducen: solo la aplicación. Las capturas, en Entrar en FleetPilot.

#Los avisos (la campana)

La campana de la barra superior, a la izquierda de tu nombre, reúne los avisos que son para ti. No es todo lo que pasa en la flota (eso está en el Panel y en Cumplimiento), sino lo que te toca a ti según lo que puedes hacer y tus bases:

Un número rojo sobre la campana dice cuántos tienes sin leer. Nadie ve los avisos de otro, ni siquiera el administrador.

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   Marcar todos como leídos los da por vistos de una vez. Arriba, cuántos tienes sin leer.
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   Las preferencias: qué avisos quieres y si también por correo (más abajo).
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   Un aviso nuevo (el punto azul): qué ha pasado (aquí, una caducidad que se acerca), a qué ficha se refiere, la fecha y hace cuánto llegó. Púlsalo para abrir la ficha.
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   Cada aviso con su icono, qué ha pasado y cuándo, del más reciente al más antiguo; los leídos siguen en la lista.
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   Al pie, si el correo está activo en esta instalación (en la demostración, no).

Pulsa un aviso para abrir su ficha —la multa, la incidencia, la discrepancia, el conductor— y queda leído. Si tu perfil no abre esa ficha, el aviso lo dice («Tu perfil no abre esta ficha»). Los avisos se crean al ocurrir lo que cuentan (al recibir la multa, abrir la incidencia, detectar la discrepancia, asignar el coche, emitir la liquidación); los de caducidades, una vez al día, con los días de antelación que fija Configuración.

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   Un permiso de conducir a punto de caducar, con el conductor y la fecha.
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   Un documento de identidad ya caducado: ese conductor no puede trabajar hasta renovarlo.

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   Una avería abierta en un coche, con su número de incidencia y la matrícula.

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   A qué dirección van tus correos y si el envío está activo en esta instalación. En la demostración no lo está: tu elección se guarda y valdrá cuando se active.
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   Cada tipo de aviso que tiene sentido para tu perfil, con su ⓘ: qué es, a quién le llega y un ejemplo.
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   En la app: el aviso sale en la campana.
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   Por correo: además, te llega un correo.
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   Resumen del día: lo mismo que «Tu día» del Panel, cada mañana por correo si lo pides.
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   Si apagas los dos, ese aviso no se crea; lo que avisa sigue en su sección y en el Panel.

#La ayuda ⓘ de las cifras y las siglas

Junto a muchos indicadores, bloques, siglas (ITV, CVF, PMR, SOV, RD, DEV…) y permisos hay un pequeño ⓘ, «¿Qué es esto?». Al pulsarlo se abre una explicación en tres partes: qué muestra, cómo se calcula (con un ejemplo) y cómo leerlo (qué hacer con la cifra o qué queda fuera). Es la forma más rápida de saber de dónde sale un número.

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   Qué muestra la cifra.
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   Cómo se calcula, con un ejemplo.
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   Cómo leerlo: qué significa y qué hacer. Pulsa fuera (o Esc) para cerrarla.

#Los listados

Casi todas las secciones empiezan con un listado: vehículos, conductores, multas, gastos, facturas… Todos funcionan igual. Este es el de Vehículos.

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   Indicadores de la sección, cada uno con su ⓘ.
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   Buscador del listado: filtra por cualquier palabra de las columnas.
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   Exportar CSV: descarga lo que ves para abrirlo en una hoja de cálculo (si tu perfil lo permite).
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   Algunas secciones tienen más filtros (aquí, por base, titular, combustible, servicio…).
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   El botón para dar de alta un registro de la sección (solo si tu perfil puede).
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   Filtros rápidos con su recuento. Pulsa uno para ver solo esas filas; la fila de filtros se desplaza de lado.
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   Cabeceras: pulsa una para ordenar por esa columna; otra vez, para invertir el orden.
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   Cada fila es un registro; púlsala para abrir su ficha.

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   Lo que escribes en el buscador…
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   …se combina con el filtro elegido…
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   …y con el orden: la flecha indica la columna y el sentido.

#Las fichas

Al pulsar un registro se abre su ficha en un panel que entra por la derecha, sin perder el listado de detrás. Todas siguen el mismo esquema: una cabecera con el nombre y las acciones, a menudo una banda con las cifras principales, y pestañas con la información agrupada. Esta es la de un vehículo; el detalle de cada pestaña está en el capítulo de su sección (Vehículos).

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   La cabecera: el código del titular, la base y el servicio, el estado y el nombre, y debajo lo que lo identifica.
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   Editar y Más opciones (las acciones propias de cada registro). Solo salen si tu perfil puede usarlas.
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   Cerrar la ficha (también con Esc o pulsando fuera de ella).
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   Pestañas: cada una agrupa una parte de la información; el número dice cuántos registros hay dentro. Si no caben, se desplazan de lado.
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   La banda de cifras: lo esencial de un vistazo.
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   Las ⓘ explican el bloque que acompañan.
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   Los enlaces abren la ficha relacionada (aquí, la del titular) encima de esta.

Si cambias algo en una ficha, al cerrarla el listado de detrás se actualiza solo. Las fichas que abres desde otra (el titular desde su coche, el conductor desde su multa) se abren encima y, al cerrarlas, vuelves a la anterior. En el móvil, las fichas ocupan toda la pantalla.

#Los documentos de cada ficha

Casi todas las fichas tienen la pestaña Documentos: el permiso de circulación y la tarjeta de transporte de un coche, la póliza, el contrato firmado de un conductor, las fotos de un siniestro, la factura de un gasto… guardados junto a lo que documentan. El número de la pestaña dice cuántos hay. Algunas fichas reúnen los de otras: la de un vehículo enseña también los de su autorización.

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   La pestaña Documentos de la ficha, con cuántos hay.
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   Subir documentos abre la ventana para elegir los ficheros; también puedes arrastrarlos a la ventana.
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   Los documentos del coche, con su tipo, su tamaño, quién lo subió y cuándo. A la derecha, ver, descargar y más acciones.
4. 4
   Los de su autorización VTC, que se ven también aquí.

#La pestaña Cambios

Con el permiso Ver la auditoría de cambios (en la demo, la administradora, gerencia y el auditor), las fichas tienen además la pestaña Cambios: quién dio de alta o cambió ese registro, cuándo y qué campos, lo más reciente arriba, desde la app o desde Claude. Pulsa una línea para ver cada campo antes y después del cambio; los valores que tu perfil no puede ver salen como «(oculto por tu perfil)». Si nadie lo ha tocado desde que se cargaron los datos, verás «Sin cambios registrados».

Todos los cambios de todas las fichas, con las entradas y salidas de la app, están juntos en Auditoría.

#Los formularios

Para crear o cambiar un registro se usa un formulario en una ventana. Todos se rellenan y se guardan igual. Muchos comprueban en vivo lo que escribes con las mismas reglas que aplicará la base de datos, para que sepas antes de guardar si se puede. Este es el de una asignación del cuadrante, abierto por Nuria, la jefa de tráfico.

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   Los campos con asterisco son obligatorios. Los que eligen otro registro (el conductor, el vehículo) abren un selector con buscador.
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   Las listas se despliegan; las fechas y las horas, en un calendario y un reloj.
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   Botones para marcar varios valores: aquí, los días que libra cada semana (FleetPilot propone los de su asignación actual).
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   La comprobación en vivo: cada regla con su resultado en verde, ámbar o rojo, o una nota informativa.
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   Un impedimento: el coche es de otro titular y Andrés no tiene contrato con él. Mientras haya alguno, no se puede guardar.
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   Lo que pasará al guardar: se cerrará su asignación actual y relevará al conductor de ese coche y turno.
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   Cancelar cierra sin guardar nada; el botón que guarda (aquí, Asignar) está apagado mientras haya un impedimento.

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   Escribe parte de la matrícula, el modelo o el titular: la lista se filtra al momento.
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   Cada opción con lo que la identifica (aquí, el modelo, el titular y la base). Pulsa la que buscas.

#Lo que tu perfil no te deja ver

Cada perfil de acceso decide qué secciones ves, qué datos puedes consultar y qué puedes crear o cambiar, y cada usuario tiene sus bases. Lo que no te corresponde se nota así:

• Secciones: las que no permite tu perfil no salen en la barra lateral, ni sus resultados en el buscador.
• Bases: si solo tienes una delegación, ves solo lo suyo; los recuentos, los totales y los informes se calculan solo con ella. El Panel lo recuerda con una etiqueta («Solo Málaga»).
• Datos sensibles: los ingresos (importes de viajes, producción, efectivo, facturas), los costes (gastos, taller, primas), las nóminas, las liquidaciones, los datos de contacto, los datos personales (documento, nacimiento, dirección, nº de permiso), los bancarios (IBAN, número de afiliación), los de salud (daños personales de un siniestro, bajas médicas) y la ubicación (posiciones y trayectos del GPS). Si no los puedes ver, la columna o la cifra desaparecen o sale un candado gris (al pasar el ratón: «Oculto por tu perfil de acceso»).
• Botones y pestañas: los de crear, editar, asignar, validar o liquidar no salen si no tienes ese permiso, ni las pestañas de lo que no ves (las nóminas de un conductor, la pestaña Cambios…).
• Exportar: el botón de exportar a CSV solo aparece si tu perfil lo permite.

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   Sus pestañas: Nuria ve los contratos, las asignaciones, la producción, la jornada o el riesgo, pero no tiene la de nóminas ni la de cambios: su perfil no ve las nóminas ni la auditoría.
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   El candado: ve que el DNI está vigente y cuándo caduca, pero no el número.
3. 3
   Datos personales (nacimiento, dirección…): «Oculto por tu perfil de acceso».
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   Banco y Seguridad Social (IBAN, número de afiliación), igual. La base de datos ni siquiera los envía.

#Saltar de una sección a otra

FleetPilot está pensado para ir de una cifra a lo que la explica sin buscar:

• Del Panel a la sección: cada cifra del Panel abre su sección con el filtro ya puesto (las multas con plazo, los coches en el taller, los gastos por validar…) y cada fila abre su ficha.
• De ficha en ficha: los enlaces de una ficha (el titular de un coche, el conductor de una multa, la póliza de un vehículo) abren la ficha relacionada encima.
• Del aviso a la ficha: pulsar un aviso de la campana abre lo que cuenta.
• Del buscador a la ficha, como se ha visto arriba.

Si tu perfil no ve la sección de destino, la cifra o la fila no hacen nada.

#FleetPilot en el móvil y la tableta

En un móvil (o una ventana estrecha) FleetPilot reorganiza la pantalla: la barra lateral se esconde en un cajón, la barra superior deja solo iconos, los indicadores y los filtros se desplazan de lado, los listados se convierten en tarjetas (una por registro, sin columnas) y las fichas y los formularios ocupan toda la pantalla. En una tableta, la barra lateral queda en iconos (ver arriba).

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   El menú abre el cajón con las secciones.
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   Buscador, ayuda, Crear, la campana de avisos y tu menú, en iconos.
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   Los indicadores y los filtros se desplazan de lado.
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   Cada registro es una tarjeta; púlsala para abrir su ficha a pantalla completa.

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   Las mismas secciones que en el ordenador, con la actual resaltada; al final, las de administración. Pulsa fuera del cajón para cerrarlo.

#Atajos de teclado

#Enlaces directos

La dirección de FleetPilot admite unos parámetros que abren directamente una pantalla, útiles para guardar un marcador o mandar un enlace a un compañero (que tendrá que entrar con su usuario y verá solo lo que su perfil y sus bases permitan):

• ?seccion=multas abre esa sección. La clave de cada sección es la última parte de la dirección de su capítulo en este manual: #cuadrante, #vehiculos, #multas…
• ?ficha=vehiculo:<id> abre esa ficha al entrar (vehículos, conductores, multas, siniestros, reservas, facturas, gastos, tarjetas, titulares, liquidaciones, documentos…).
• &lang=es o &lang=en elige el idioma, y &tema=dark o &tema=light el tema.

El Panel es la portada de FleetPilot. No se edita nada en él: reúne lo que hay que mirar hoy y lleva, con un clic, a la ficha o a la sección donde se resuelve. Tiene tres partes:

• Tu día: el resumen de lo que te toca hoy según tu perfil (la operación del día, las reservas, las caducidades de la semana, las multas por identificar, las discrepancias graves, las incidencias urgentes, la administración, la producción y el taller). Es el mismo resumen que llega por correo cada mañana y el que da Claude si se lo preguntas.
• Los indicadores: seis tarjetas con las cifras clave del momento (en servicio, neto del mes, turnos sin cubrir, conductores trabajando, caducidades vencidas, multas por identificar…).
• Los bloques por área: flota, producción, operación, caducidades y plazos, discrepancias, multas, conductores, economía y cumplimiento.

Todo lo calcula la base de datos con reglas fijas (no hay inteligencia artificial en las cifras), con tus permisos y tus bases: el jefe de la delegación de Málaga solo ve lo de Málaga, y quien no ve ingresos ve viajes en lugar de euros. Lo que tu perfil no puede ver, simplemente no aparece. Se actualiza solo cada 5 minutos; el botón Actualizar lo hace al momento.

#Tu día

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   El saludo con la fecha y la empresa. A la derecha, cuándo se actualizó y el botón Actualizar.
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   Operación de hoy: coches sin conductor, ausencias de hoy, solicitudes de ausencia por aprobar y coberturas del cuadrante. Cada cifra abre el Cuadrante.
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   Caducidades de la semana: lo que vence o ha vencido (permisos, certificados, ITV, seguros…), lo más urgente primero. Ver los 13 despliega la lista entera.
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   Discrepancias graves: los cruces de datos que hay que revisar ya (efectivo sin ingresar, km sin servicio…). Ver Discrepancias.
5. 5
   Reservas de hoy y mañana, con la hora, el trayecto y si ya tienen coche asignado.
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   Multas por identificar, con los días que quedan del plazo de 20 días (en rojo, las vencidas). Ver Multas.
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   El botón para plegar «Tu día» si quieres ir directo a los indicadores y, si tienes alguno, tus avisos sin leer (los mismos de la campana de arriba).

Cada línea de «Tu día» abre su ficha (la reserva, la multa, el conductor con el permiso caducado…) y cada Ver todo lleva a la sección con el filtro puesto. Los bloques salen o no según tu perfil: Javier, de administración, ve las reservas, las caducidades de la semana (las suyas: el efectivo sin ingresar), las multas y el bloque Administración, pero no la operación del cuadrante ni el taller.

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   Las reservas de hoy y mañana, como en el de Alba.
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   Sus caducidades de la semana son las de su área: conductores con efectivo sin ingresar desde hace días.
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   Administración: gastos por validar, conductores con más efectivo del máximo y pagos de las plataformas pendientes. Cada cifra lleva a Gastos, Efectivo o Producción.
4. 4
   Producción: el neto y los viajes de ayer y de los últimos 7 días, y los viajes sin asignar (que no se han podido atribuir a ningún conductor).
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   Cómo se calcula (reglas, tus permisos y tus bases, cada 5 minutos) y Pregúntale a Claude, que abre la conexión con Claude (ver Conectar con Claude).

#Los indicadores

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   En servicio ahora: coches operativos cuyo conductor de este momento ha fichado la entrada (o ha reanudado tras una pausa) en las últimas 20 horas. Debajo, cuántos operativos hay y cuántos en taller.
2. 2
   Neto del mes: lo que han pagado las plataformas tras su comisión, del día 1 a hoy, con la variación frente a los mismos días del mes anterior (para que un mes a medias no parezca peor). Sin «Ver ingresos», viajes.
3. 3
   Turnos sin cubrir hoy: turnos de coches operativos sin nadie que los conduzca (un conductor ausente sin cobertura, un turno sin asignar). Se arregla en el Cuadrante.
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   Conductores trabajando según sus fichajes, de los contratados, y cuántos están ausentes hoy.
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   Caducidades vencidas: alertas graves (vencidas o que impiden trabajar) de vehículos, autorizaciones, pólizas, conductores y multas; debajo, las próximas.
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   Multas por identificar: cuyo conductor aún no se ha comunicado al organismo; debajo, las que vencen en 5 días o ya han vencido.

Cada indicador lleva su ⓘ (¿Qué es esto?) con lo que muestra, de dónde sale con un ejemplo y cómo leerlo; y se pulsa para ir a la sección que lo explica. Los indicadores que salen dependen del perfil: el de taller ve los de flota y caducidades, el de administración ve el efectivo por ingresar y el de RR. HH., el cumplimiento.

#Los bloques por área

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   Flota hoy: operativos, en servicio, libres (con conductor que no está trabajando), en taller, parados y sin conductor. Cada cifra lleva a Vehículos o al Mapa.
2. 2
   El reparto de la flota en un anillo y, debajo, los coches en servicio por base (Madrid y Málaga) y el estado según la telemática.
3. 3
   Producción: hoy, ayer y el mes, comparado con el mismo tramo del mes anterior y con el mes anterior completo.
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   Neto por día del mes en curso (barras) frente al mes anterior (puntos). Más abajo, el reparto por plataforma: Uber, Bolt, Cabify, FREENOW by Lyft, taxi en la calle, servicios directos y emisora.
5. 5
   Operación de hoy: turnos sin cubrir, coches sin conductor, ausencias, coberturas y reservas, con el detalle de las ausencias (incapacidad temporal, vacaciones) y las solicitudes por aprobar.
6. 6
   Los turnos sin cubrir con su motivo (aquí, un conductor de baja sin cobertura) y las próximas reservas con su coche. Cada línea abre su ficha.

Más abajo siguen los bloques de caducidades y plazos (graves, próximas, de esta semana e informativas, con la lista de lo más urgente), discrepancias por gravedad, multas (por identificar, fuera de plazo, que vencen en 5 días, con pronto pago que acaba y los próximos plazos), conductores (trabajando, contratados, en bolsa, de baja médica, bajas del mes, riesgo alto y los mejores del mes por neto por hora), economía (pagos de las plataformas, efectivo, gastos, facturas y liquidaciones a los titulares) y cumplimiento (un semáforo por ámbito).

#En el móvil

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   Arriba, el menú (la barra lateral se abre como un cajón), la búsqueda, la ayuda, Crear, los avisos y tu usuario.

En el móvil el Panel se apila en una sola columna: primero «Tu día» y después los indicadores y los bloques. Nuria, la jefa de tráfico, empieza la mañana aquí: mira los turnos sin cubrir y las multas que vencen, y entra con un toque en la ficha.

En la tableta, la barra lateral se queda en iconos y los bloques van de dos en dos. Ver La pantalla y lo que es común.

#Consejos

• Activa el «Resumen del día» por correo en Preferencias de avisos (menú de usuario): recibes «Tu día» cada mañana sin abrir la app.
• Usa las cifras como atajos: pulsar «Multas por identificar» abre Multas ya filtradas por plazo.
• Si una cifra no cuadra, abre su ⓘ: explica exactamente qué cuenta y qué deja fuera.
• Pregúntale a Claude lo mismo con tus palabras («¿qué coches se quedan sin conductor mañana?»); responde con tus permisos.

Mi turno es lo que ve un conductor al entrar en FleetPilot: una app a pantalla completa, sin barra lateral, hecha para usarla desde el móvil al empezar y al acabar el turno. Todo lo que hay es suyo: su coche, sus fichajes, sus viajes, su nómina, sus multas. La base de datos lo filtra por la persona enlazada a su usuario (en Usuarios, la ficha del usuario lleva el conductor), así que un conductor nunca ve lo de otro.

Tiene cinco pestañas abajo: Hoy (fichar, revisar el coche, el coche y los permisos), Ganancias (producción, nómina del mes, efectivo y nóminas cerradas), Gestiones (gastos, incidencias, partes de accidente, vacaciones y multas), Firmas (documentos para firmar en la pantalla) y Jornada (su registro de jornada). Arriba, la ayuda, los avisos, el idioma y el menú del usuario. En un ordenador se ve igual, con las pestañas a la izquierda.

#Hoy: fichar y el coche

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   Lo pendiente: documentos por firmar, una multa por responder, efectivo por ingresar. Ver lleva a la pestaña.
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   El estado de la jornada (fuera, trabajando o en pausa) y cuánto lleva trabajado; aquí, la de hoy ya terminada, con sus pausas.
3. 3
   Los botones de fichar que tocan ahora: con la jornada terminada, Volver a entrar; durante el turno, Hacer una pausa y Terminar la jornada (o Empezar la jornada y Volver al trabajo).
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   Los fichajes de hoy (entrada, pausa, reanudación y salida), con el icono de ubicación si se guardó dónde estaba.
5. 5
   Las pestañas, con un número rojo donde hay algo pendiente.

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   Tu coche: el seguro y la autorización con su estado y, si hace falta, un aviso (aquí, el distintivo VTC antiguo, válido hasta el 3-11-2026).
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   Lo que llevas: el neto de hoy, de ayer y del mes, y el efectivo en caja con el máximo que puede tener.
3. 3
   Tus permisos: el permiso de conducir con sus puntos, el permiso de conductor VTC y el DNI o NIE, con su caducidad.

Arriba del todo, además, la tarjeta Tu coche dice qué coche lleva hoy (o si hoy cubre el de otro, o libra), con su matrícula, su turno y la documentación del coche (ITV, seguro, autorización VTC o licencia de taxi y, en los taxis, el taxímetro). Si falta firmar la declaración de asignación del coche, lo avisa.

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   Se guardará la salida con la hora de ahora. Si te equivocas, la oficina lo corrige dejando constancia: el fichaje no se borra.

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1. 1
   Todo bien marca todos los puntos de una vez.
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   Cada punto: carrocería, luces, neumáticos, limpieza, documentación, elementos de seguridad, cuadro de mandos.
3. 3
   El nivel de combustible o batería; más abajo, los km y las fotos.

La revisión del coche son dos minutos y protege al conductor: las fotos y cualquier daño nuevo quedan en el peritaje del coche (ver Taller), con la fecha y quién lo llevaba. FleetPilot no deja anotar menos km que los últimos registrados.

#Ganancias y nómina del mes

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1. 1
   Producción, Nómina del mes, Efectivo y Mis nóminas.
2. 2
   El periodo: hoy, ayer, esta semana, este mes o el mes pasado.
3. 3
   Neto (con las propinas aparte), viajes, horas conectado a las plataformas y efectivo cobrado.
4. 4
   El reparto por plataforma y los viajes del día uno a uno.

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   Una simulación: la nómina definitiva la cierra RR. HH. a final de mes.
2. 2
   El fijo del mes y el variable a día de hoy.
3. 3
   Cuánta facturación le falta para empezar a cobrar variable.
4. 4
   La proyección: a este ritmo, con cuánto terminaría el mes. Debajo, el variable del mes pasado.
5. 5
   Tu tramo de la escala: la facturación del mes, el porcentaje que le toca y lo que falta para el siguiente.

Más abajo, la nómina simulada desglosa la facturación por plataforma, la comisión según el tramo de la escala, el fijo, el salario base y los pluses del convenio, y el combustible y los km permitidos (un porcentaje de la facturación y unos km por euro facturado; los km de más descuentan del variable). Es el mismo cálculo que hace la oficina en Nóminas, con los viajes que la base de datos le atribuye a él (los del coche mientras lo llevaba).

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1. 1
   En tu caja y Por ingresar: lo que tiene que ingresar si pasa del máximo (aquí, 100 €).
2. 2
   Lo cobrado en efectivo en 90 días y la última entrega.
3. 3
   Cómo ingresarlo: con su tarjeta de ingreso (la oficina lo concilia por sus 4 últimas cifras). Ver Efectivo.

#Gestiones

En Gestiones el conductor hace lo que antes era un papel o una llamada: subir un gasto (la foto del ticket de un lavado, un aparcamiento o un peaje que ha pagado él), avisar de una incidencia (una avería, un daño, un objeto olvidado), dar un parte de accidente con la declaración amistosa y fotos, y pedir vacaciones o días. Debajo están sus multas, sus gastos, sus incidencias y sus vacaciones y días, cada uno con su estado.

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   Subir un gasto: foto del ticket, qué ha pagado, importe y fecha. Lo revisa administración en Gastos.
2. 2
   Avisar de una incidencia y Parte de accidente: llegan a Incidencias y Siniestros.
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   Pedir vacaciones o días: RR. HH. la revisa con el cuadrante.
4. 4
   Sus multas: la que la oficina le repercute, con Responder.

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1. 1
   Cuánto le repercute la oficina de la multa.
2. 2
   Los datos: hecho, fecha y hora, lugar, matrícula, expediente, norma, importe y cuándo se le identificó como conductor.
3. 3
   Aceptar la multa (se descuenta del variable) o No estoy de acuerdo, explicando por qué.

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1. 1
   Qué pide: vacaciones, asuntos propios, permiso retribuido o formación.
2. 2
   Qué días (como mucho 45 seguidos, nunca días pasados) y el motivo, opcional.

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1. 1
   Primero, si hay heridos o peligro, el 112.
2. 2
   Cuándo, dónde y qué ha pasado (colisión, alcance, lateral, aparcamiento, lunas, vandalismo, robo, atropello).
3. 3
   El otro vehículo (matrícula y aseguradora), si se ha rellenado la declaración amistosa (con su foto) y si hay heridos.

#Firmas

En Firmas están los documentos que el conductor tiene que firmar —la declaración de asignación de su coche, los avisos legales (geolocalización, videovigilancia, tratamiento de datos, uso de dispositivos) y los reconocimientos de deuda (RD)— y los que ya ha firmado. Se firman con el dedo en la pantalla, después de marcar «He leído el documento y estoy de acuerdo». Con la firma quedan guardados el momento y la huella SHA-256 del texto: una prueba de qué se firmó exactamente.

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1. 1
   Por firmar: un aviso legal y un reconocimiento de deuda, con Leer y firmar.
2. 2
   Firmados: cada uno con su fecha, su versión y el principio de su huella.

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1. 1
   Qué queda guardado al firmar: la firma, el momento y la huella del texto.
2. 2
   El texto entero: aquí, 180 € por un daño en el paragolpes, descontados en 3 plazos del variable.
3. 3
   Hay que marcar He leído el documento y estoy de acuerdo para que se active Firmar.

#Jornada

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1. 1
   El mes (con las flechas, los anteriores).
2. 2
   Descargar el registro: su registro del mes en PDF, el mismo que la empresa enseña a la Inspección.
3. 3
   Días trabajados, horas de trabajo, horas de presencia y pausas del mes.
4. 4
   Registro íntegro: sus fichajes del mes conservan su huella. Y los avisos (aquí, un día con más de 10 h de trabajo).
5. 5
   Cada día, con su entrada, su salida, el trabajo y el tiempo conectado a las plataformas.

#Consejos

• Ficha siempre desde el móvil, al subir y al bajar del coche: el registro es la prueba de tus horas.
• Revisa el coche y haz las fotos al empezar: si aparece un daño, se ve quién lo llevaba antes.
• Mira la nómina simulada a mitad de mes: te dice cuánto te falta para el siguiente tramo.
• Sube los tickets el mismo día: con la foto nítida, el importe y la fecha se leen solos.

Un titular es quien aporta el coche y la autorización VTC (o la licencia de taxi) y contrata a los conductores; la gestora (Alcora Movilidad) lleva la operación por él y cada mes le liquida lo que han producido sus coches menos los costes y su cuota de gestión. Mi inversión es su portal: a pantalla completa, solo con lo suyo, filtrado por la base de datos según el titular enlazado a su usuario.

Tiene cinco pestañas: Resumen, Vehículos (sus coches y sus conductores), Liquidaciones (las cuentas de cada mes y las facturas de gestión), Flota (cumplimiento, multas y siniestros) y Documentos. Lucía Romero, la titular de la demo, tiene tres VTC y seis conductores.

#Resumen

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   Lo pendiente: aquí, la liquidación de septiembre, emitida y a la espera de su conformidad. Revisar la abre.
2. 2
   Neto del mes de sus coches, con la variación frente a los mismos días del mes anterior (debajo, el detalle).
3. 3
   Último resultado: lo que le quedó el último mes liquidado, con la variación frente al mes anterior y su estado.
4. 4
   Sus vehículos (cuántos en servicio) y sus conductores con contrato.
5. 5
   Últimos meses: el neto (barras) y el resultado (línea) de cada mes.
6. 6
   El neto por plataforma este mes.
7. 7
   Para tener en cuenta: una póliza que vence, un distintivo antiguo, un siniestro abierto…
8. 8
   Tus coches este mes, con su neto y su evolución.

#Vehículos y conductores

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1. 1
   Cada coche: matrícula, modelo, km, estado y sus conductores (D, turno de día; N, de noche).
2. 2
   El neto del mes con sus viajes y el margen del último mes liquidado, con su evolución.
3. 3
   Sus papeles: ITV, seguro y visado, en verde si están en regla y en ámbar si caducan pronto.
4. 4
   Sus conductores: coche y turno, tipo de contrato y antigüedad, lo que llevan este mes y su valoración.

Cada coche abre su ficha con la producción por plataforma y conductor, los costes del mes, su documentación, su taller y sus siniestros. Los datos personales de los conductores que ve el titular son los de su contrato con él.

#Liquidaciones y facturas

Cada mes la gestora calcula la liquidación de cada titular: los ingresos netos de sus coches (lo que pagan las plataformas tras su comisión), menos los costes (las nóminas y la Seguridad Social de sus conductores, combustible y carga, taller, seguros, renting, multas no repercutidas y otros gastos) y la cuota de gestión. El resultado es lo que le queda al titular. La liquidación se emite, el titular da su conformidad (o llama a la gestora si tiene dudas) y se paga. Con ella va la factura de gestión de la cuota.

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1. 1
   Liquidaciones y Facturas de gestión.
2. 2
   Cada mes: ingresos netos, costes, cuota y resultado, y su estado (aquí, pendiente de tu conformidad).
3. 3
   Las anteriores, pagadas.

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1. 1
   Qué hacer: revisar el desglose y dar la conformidad, o llamar a la gestora antes.
2. 2
   Ingresos netos, costes y cuota y resultado, con su variación frente al mes anterior.
3. 3
   El desglose: ingresos brutos, comisiones de las plataformas, nóminas y Seguridad Social, combustible, taller, seguros, renting, otros gastos y la cuota de gestión.
4. 4
   Por vehículo: lo mismo, coche a coche.
5. 5
   El PDF de la liquidación y Dar mi conformidad.

#Flota: cumplimiento, multas y siniestros

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1. 1
   Cumplimiento, Multas y Siniestros de sus coches.
2. 2
   Puntos en regla, por revisar pronto y por resolver.
3. 3
   Tu flota: conductores con permiso de conductor VTC, contratos firmados, conductores frente a autorizaciones y vehículos adaptados (PMR).
4. 4
   Cada vehículo: ITV, seguro con la RC de viajeros, autorización y visado, distintivo… cada punto con su ⓘ y la norma que lo pide.

En Multas ve las de sus coches con el conductor identificado y si se le han repercutido; en Siniestros, los de su flota con su estado. En Documentos, lo que la gestora comparte con él (contratos, pólizas, facturas, liquidaciones).

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1. 1
   En el móvil, las pestañas van abajo.

En el móvil, Mi inversión es la misma: el resumen en una columna y las pestañas abajo. La liquidación se revisa y se acepta igual.

El titular no ve nada de otros titulares ni de la gestora: ni coches, ni conductores, ni importes. Lo filtra la base de datos.

#Consejos

• Revisa la liquidación en cuanto llegue el aviso: hasta que no das la conformidad, no se paga.
• Mira «Para tener en cuenta»: una póliza que vence o un distintivo antiguo afectan a lo que pueden trabajar tus coches.
• Compara el margen de cada coche en Vehículos: un coche con mucho taller o pocos viajes se ve enseguida.

El cuadrante es el reparto de la flota entre los conductores. En una gestora de VTC (vehículos de turismo con conductor, los coches que trabajan con Uber, Bolt, Cabify, FREENOW o con reservas de clientes) y de taxi, cada coche sale uno o dos turnos al día y cada turno lo hace un conductor. FleetPilot lo organiza en cuatro piezas:

• Turnos: las plantillas de horario. En la demo, D (día, de 06:00 a 16:00), N (noche, de 16:00 a 02:00), C (completo, de 08:00 a 18:00) y, para los taxis, TD y TN. Un coche a doble turno tiene un conductor de día y otro de noche; uno a turno único, uno solo.
• Asignaciones: el conductor fijo de un coche en un turno desde una fecha, con los días que libra cada semana (normalmente dos seguidos) y la declaración de asignación que firma el conductor. Se guardan con su historia: cada cambio cierra la anterior.
• Ausencias: vacaciones, IT (incapacidad temporal, la baja médica), permisos, asuntos propios, faltas, suspensiones y formación. Las pide el conductor desde Mi turno o las registra la oficina, y se aprueban aquí.
• Coberturas: el cambio de un solo día. Cuando el fijo libra o falta, otro conductor lleva el coche ese turno: un correturno (conductor sin coche fijo que cubre libranzas y ausencias; cada uno es siempre de día o siempre de noche) o un compañero que ese día no trabaja. Una cobertura sin conductor deja el coche parado ese turno.

Lo importante es lo que viene después: cada hecho se atribuye a quien tenía el coche en ese instante. Un viaje de Uber, un repostaje con la tarjeta, un trayecto del GPS o una multa se cargan al conductor de la cobertura de ese día o, si no la hay, al de la asignación. Por eso el cuadrante alimenta la producción de cada conductor (Producción), su variable (Nóminas), la identificación del conductor de una multa (Multas) y los cruces de Discrepancias.

#El cuadrante de la semana

Al abrir Cuadrante se ve la semana en curso: cada fila es un coche en un turno y cada columna, un día. En cada celda, quién conduce. Es la pantalla de trabajo de tráfico: de un vistazo se ven los turnos cubiertos, las coberturas y los huecos (turnos que nadie hace).

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   Las cinco vistas: Semana, Mes, Asignaciones, Ausencias y Turnos.
2. 2
   Cubiertos hoy: de los turnos que se hacen hoy, cuántos tienen conductor (el fijo o el que cubre). La diferencia son los huecos de hoy.
3. 3
   Huecos: turnos de hoy en adelante de esta semana sin conductor. Al tocarlo se activa Solo huecos.
4. 4
   Coberturas de la semana, Ausencias que dejan turnos por cubrir, Solicitudes de ausencia por aprobar (lleva a la pestaña Ausencias) y coches operativos Sin conductor en ningún turno.
5. 5
   La semana que se ve, con su número: las flechas pasan a la anterior o la siguiente y hoy vuelve a la actual.
6. 6
   El buscador (matrícula, modelo, titular o nombre de un conductor) y, con varias bases, la Base.
7. 7
   Solo huecos deja solo los coches con algún turno por cubrir. La ⓘ de al lado explica los colores.
8. 8
   Una cobertura (cian, con flechas): José L. lleva hoy el Lexus del fijo, Nelson G., que libra.
9. 9
   Un hueco (rojo): Miguel N., el fijo de noche, libra hoy y nadie le cubre.

La columna de hoy va resaltada. Cada coche ocupa tantas filas como turnos tiene en la semana; un coche sin ninguna asignación sale en una fila con «—» en el turno y la celda «Sin conductor».

#Lo que se hace desde una celda

Toca cualquier celda de hoy en adelante y se abre la hoja de acciones de ese coche, turno y día. Lo que ofrece depende de la celda y de tu perfil (sin «Asignar» solo se puede ver).

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1. 1
   El coche, el turno, el día y por qué está así: «Libra Miguel N. · sin cubrir».
2. 2
   Cubrir este día: elegir quién lleva el coche ese turno (en una celda con conductor dice Cambiar el conductor este día).
3. 3
   Ver la asignación abre la ficha de la asignación del fijo.
4. 4
   Ver al fijo (Miguel N.) abre su ficha de conductor; Ver el coche, la del vehículo.

Según la celda, la hoja ofrece además Cambiar o quitar la cobertura (en una cobertura o un coche parado), Asignar un conductor fijo (en un coche sin conductor en ese turno), Ver la ausencia o Ver la solicitud de ausencia. En un día pasado no hay acciones de cambio: lo que pasó ya está atribuido.

#Cubrir un hueco

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1. 1
   Por qué hay que cubrirlo: el fijo libra (o está ausente, o el coche no tiene fijo).
2. 2
   Para buscar por nombre, código o matrícula entre los conductores contratados de la base del coche.
3. 3
   Primero, los correturnos libres. En ámbar, «otro empleador»: su contrato es con otro titular (aquí, con la propia Alcora, T-001, y el coche es de T-002).
4. 4
   Después, los fijos de otros coches («fijo en 4016 NFN · D»). Los que ya trabajan ese día o están ausentes salen al final, apagados, y no se pueden elegir.
5. 5
   Motivo de la cobertura; si se deja vacío, FleetPilot anota «Libranza del conductor fijo» o «Ausencia del conductor fijo».
6. 6
   Dejar el coche parado: el coche no sale ese turno (se anota «El coche no sale este turno»).
7. 7
   Cubrir guarda la cobertura (en la captura no se ha pulsado).

Para deshacer una cobertura, toca la celda y elige Cambiar o quitar la cobertura: en el mismo diálogo aparece Quitar la cobertura, que devuelve el turno al fijo (o lo deja como hueco si libra).

#El mes de un vistazo

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1. 1
   El mes: las flechas pasan al anterior o al siguiente.
2. 2
   El buscador, la base y Solo huecos, igual que en la semana.
3. 3
   Los huecos del mes, de hoy en adelante (los días pasados no cuentan).
4. 4
   Hoy, enmarcado. Cada casilla lleva las iniciales de quien conduce: en azul el fijo, en verde azulado oscuro una cobertura.
5. 5
   Un hueco («!» en rojo). «P» es un coche parado y «T», en el taller. Pasa el ratón por encima para ver el detalle o toca la casilla para sus acciones.

El mes sirve para planificar: dónde se acumulan las libranzas sin cubrir, qué semanas tienen vacaciones aprobadas y qué coches se quedan sin conductor. Las coberturas se suelen poner con pocos días de antelación, por eso las semanas siguientes salen llenas de «!» hasta que tráfico las cubre.

#Las asignaciones

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1. 1
   Activas: asignaciones en vigor ahora mismo. Un coche a doble turno tiene dos.
2. 2
   Sin declaración: activas cuya declaración de asignación no ha firmado el conductor. Al tocarlo filtra la lista.
3. 3
   Sin libranza: activas sin días libres; el cuadrante las cuenta los siete días y no enseña sus huecos.
4. 4
   Cambios del mes: asignaciones que han empezado este mes (altas, cambios de coche o de turno, relevos).
5. 5
   Los filtros: Activas, Declaración pendiente, Sin libranza, Finalizadas (el histórico) y Todas.
6. 6
   Periodo: desde cuándo y hasta cuándo, con el motivo del fin («Reasignación», «Baja»…) si ha terminado.
7. 7
   Declaración: firmada o pendiente (solo en las activas).
8. 8
   Nueva asignación: un conductor fijo para un coche y turno (con «Asignar»).

Cada fila es una asignación: el conductor, el vehículo (matrícula y modelo), el titular del coche, el turno con su franja, la libranza (L, M, X, J, V, S, D) y el periodo. Las asignaciones no se borran: cuando un conductor cambia de coche o deja la empresa, la suya se cierra con fecha y hora y queda en Finalizadas. Así siempre se puede saber quién llevaba un coche cualquier día del pasado.

#La ficha de una asignación

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1. 1
   Matrícula y turno, el estado (Activa o Finalizada), el conductor, el coche, el titular y el periodo.
2. 2
   Cambiar la libranza y Finalizar la asignación (con «Asignar»).
3. 3
   Resumen, Próximos días (los 14 siguientes, celda a celda) y Documentos (el PDF de la declaración firmada).
4. 4
   El aviso: sin la declaración firmada, la identificación del conductor de una multa depende solo del cuadrante y de los viajes.
5. 5
   Asignación: conductor, vehículo, titular, turno con su franja, libranza, desde y hasta (fecha y hora) y quién la creó.
6. 6
   Declaración de asignación: pendiente o firmada (con la firma y la hora). PDF la genera y Firmar abre la firma en pantalla para el conductor.

La declaración de asignación es el documento en el que el conductor declara que es el conductor habitual de ese coche en su turno desde esa fecha, salvo libranzas, ausencias o coberturas, y que responde de las infracciones que cometa. Se firma en la pantalla de la oficina con Firmar (o el conductor en Mi turno); el PDF firmado se guarda solo en Documentos. Si llega una multa de ese coche en su turno, la identificación a su nombre no ofrece dudas (ver Multas).

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1. 1
   Un día de libranza sin cubrir: marcado como Hueco.
2. 2
   Un día de ausencia («de incapacidad temporal») sin cubrir.
3. 3
   Un día cubierto: lo hace Ramón Muñoz García.

Cada fila de Próximos días se puede tocar para cubrir o cambiar ese día, con el mismo diálogo que desde la semana.

#Asignar un conductor fijo

Nueva asignación (en la pestaña Asignaciones, en el botón Crear de la barra superior o, ya con el coche y el turno puestos, desde la celda «Sin conductor» de la semana con Asignar un conductor fijo) abre el diálogo de asignar. Mientras eliges, FleetPilot comprueba las reglas con la base de datos y te enseña el resultado antes de guardar.

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1. 1
   Conductor y vehículo: se eligen buscando por nombre, código o matrícula.
2. 2
   El turno (solo los activos).
3. 3
   Desde (fecha y hora): hoy, a la hora actual; un día futuro, una hora antes del turno. No admite fechas pasadas.
4. 4
   Días que libra cada semana (hasta cuatro): esos días el turno queda como hueco para cubrir.
5. 5
   Un impedimento (en rojo): el coche es de T-003 y el conductor solo tiene contrato con T-001.
6. 6
   Un aviso informativo (azul): al guardar, la asignación actual de ese coche y turno (Adrián Cortés) se cerraría en el mismo instante.
7. 7
   Asignar solo se activa sin impedimentos; a la izquierda, cuántos hay.

La comprobación repasa, en este orden: que el conductor esté contratado, que tenga un contrato vigente (firmado) en esa fecha, que el coche sea de su empleador, que el coche esté disponible (no de baja ni parado; en el taller solo avisa), la ITV (Inspección Técnica de Vehículos) y el seguro en vigor, las habilitaciones del conductor (DNI o NIE, permiso de conducir, permiso de conductor VTC en Madrid y certificado de delitos sexuales de menos de un año: avisan, no impiden), lo que se va a cerrar (la asignación actual del conductor y la del coche en ese turno), que no haya asignaciones futuras que se pisen y si el conductor tiene una ausencia aprobada en curso. Las verdes están bien, las ámbar avisan, las azules informan y las rojas impiden. Si no marcas ningún día de libranza, un aviso te recuerda que el cuadrante le contará los siete días.

Para terminar una asignación sin dar el coche a otro (el conductor se va, el coche se para), abre su ficha, pulsa Más opciones → Finalizar la asignación, indica la fecha, la hora y el motivo, y pulsa Finalizar. Desde ese momento el turno se queda sin conductor fijo; lo de antes sigue atribuido al conductor. La baja de un conductor desde Conductores cierra sus asignaciones, sus coberturas y sus ausencias futuras.

#Las ausencias

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1. 1
   Por aprobar: solicitudes que esperan respuesta. Una solicitud no deja hueco hasta que se aprueba.
2. 2
   Ausentes hoy: conductores con una ausencia aprobada que incluye hoy.
3. 3
   De baja médica (IT) hoy. El motivo es un dato de salud.
4. 4
   Vacaciones (30 días): vacaciones aprobadas que empiezan en el próximo mes, para planificar quién cubre.
5. 5
   Los filtros: Por aprobar, En curso, Próximas, Pasadas, Rechazadas y anuladas y Todas.
6. 6
   Una solicitud: conductor, número (AU-…), tipo, periodo, días naturales y estado.
7. 7
   Aprobar y Rechazar desde la propia fila (con «Asignar» o «Gestionar contratos»).
8. 8
   Nueva ausencia: registrar una ausencia de un conductor.

Al aprobar, el conductor recibe un aviso y desde ese momento sus turnos de esos días salen en el cuadrante como huecos («Sin cubrir · Vacaciones»…) hasta que alguien los cubra. Al rechazar (con confirmación) también se le avisa. Una ausencia aprobada se puede anular desde su ficha: el conductor vuelve a contar en el cuadrante esos días.

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1. 1
   Número, estado, tipo, conductor, periodo y días naturales.
2. 2
   Resumen y Turnos afectados: los turnos de su coche en esos días y quién los hace (toca uno para cubrirlo).
3. 3
   Cuántos turnos de la ausencia siguen sin cubrir.
4. 4
   Los datos de la ausencia. El Motivo (dato de salud) solo lo ve quien tiene «Datos de salud»; Nuria ve el candado.
5. 5
   Anular la ausencia (con confirmación). En una solicitud salen además Aprobar y Rechazar, y el lápiz para editarla.

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1. 1
   El conductor (desde su ficha de Conductores ya viene puesto).
2. 2
   Tipo: vacaciones, incapacidad temporal, permiso retribuido, asuntos propios, falta injustificada, suspensión de empleo o formación.
3. 3
   Desde y Hasta, ambos incluidos. Debajo se cuentan los días naturales.
4. 4
   Motivo (dato de salud): solo aparece con «Datos de salud». En una IT no hace falta el diagnóstico.
5. 5
   Registrarla ya aprobada: para lo que llega por otra vía (un parte de baja, un permiso). Si no, queda como solicitud.
6. 6
   Guardar (en la captura no se ha pulsado).

#Las plantillas de turno

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1. 1
   Código (de una a cuatro letras o cifras: D, N, C, TD…) y nombre.
2. 2
   Hora de inicio y de fin: si el fin es anterior al inicio, el turno acaba al día siguiente.
3. 3
   Días en que se hace el turno; los demás salen en gris en el cuadrante («Sin turno ese día»).
4. 4
   Color, orden en el cuadrante y Activo: los inactivos no se ofrecen al asignar.
5. 5
   Las horas del turno y si cruza la medianoche. Si pasa de la jornada diaria máxima de Configuración, avisa.

La pestaña Turnos lista las plantillas con su franja, sus horas, los días en que se hacen y cuántas asignaciones activas tiene cada una. Con «Asignar» se crean con Nuevo turno y se cambian tocando su fila. Un turno que cruza la medianoche pertenece al día en que empieza: un viaje a la 01:30 del domingo es del turno de noche del sábado (y de la cobertura del sábado, si la hay).

#El cuadrante de una delegación

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1. 1
   Los indicadores cuentan solo los turnos de su base.
2. 2
   Sin el desplegable Base: Sergio solo ve Málaga.
3. 3
   Los coches de los titulares de Málaga. Para cubrir, solo se ofrecen los conductores de la base AGP.

#Consejos

• Empieza el día con Solo huecos. El indicador Huecos de la semana es tu lista de tareas: cada hueco de hoy es un coche que no sale.
• Registra siempre las coberturas, aunque sea un cambio de palabra entre compañeros: si no, los viajes, la tarjeta de combustible y las multas de ese día se cargan al fijo.
• No encadenes una noche con la mañana siguiente. FleetPilot no lo impide al cubrir; Jornada y Discrepancias lo marcan después como descanso insuficiente.
• Pon la libranza en cada asignación. Sin ella el cuadrante cuenta los siete días y no te enseña los huecos.
• Firma la declaración el mismo día de la asignación. El indicador Sin declaración debería estar a cero.
• Aprueba las vacaciones con tiempo y mira Vacaciones (30 días) para planificar los correturnos.
• Para cambiar a un conductor de coche, usa Nueva asignación: cierra la anterior en el mismo instante y no deja ni solapes ni huecos en la atribución.

Además de los viajes de las plataformas, una gestora VTC hace servicios para clientes de empresa: un hotel que pide un traslado al aeropuerto, un bufete que contrata un coche por horas, una agencia con un grupo. En Reservas se apuntan esos servicios: el cliente, la recogida y el destino, la fecha y la hora, el vuelo (para seguir su retraso), los pasajeros, el requisito del vehículo (estándar, premium, monovolumen, adaptado PMR —para personas con movilidad reducida—, eléctrico…) y el precio pactado sin IVA. Después se asigna el coche y el conductor, se comunica al registro del Ministerio antes de empezar y, una vez hecho, se factura al cliente a fin de mes desde Facturación.

Tiene tres pestañas: Reservas (la lista), Calendario (la semana) y Clientes (sus fichas y condiciones).

#La lista de reservas

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1. 1
   Hoy y 7 días: reservas con recogida hoy y en la próxima semana (sin las canceladas).
2. 2
   Sin asignar: pendientes, sin coche ni conductor, con recogida en las próximas 48 horas. Hay que asignarlas ya.
3. 3
   Sin comunicar: asignadas pero aún no comunicadas al registro de servicios VTC. Empezar sin comunicar es una infracción muy grave.
4. 4
   Completadas este mes con su importe sin IVA (con «Ver ingresos») y Canceladas o con el cliente no presentado.
5. 5
   El buscador: número, cliente, origen, destino, vuelo, matrícula o conductor. Debajo, los filtros por estado.
6. 6
   El coche y conductor asignados y el estado en el registro VTC (comunicada, sin comunicar, anulada).
7. 7
   Nueva reserva (también desde Crear, arriba).

#La ficha de una reserva

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1. 1
   Número, base, estado y cliente, con la fecha y el trayecto.
2. 2
   Fecha, hora, pasajeros y precio sin IVA.
3. 3
   Trayecto: recogida, destino, tipo (traslado, por horas, evento…) y las horas de recogida y fin previstas.
4. 4
   Pasajero y requisitos: el nombre para el cartel (no se comunica al registro), su teléfono (con «Datos de contacto»), los pasajeros y el requisito del vehículo.
5. 5
   Coche y conductor con Cambiar (o Asignar si aún no tiene).
6. 6
   El cliente con sus condiciones: días de pago y descuento.

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1. 1
   Cuántos coches cumplen todo de los que hay, y Ver todos para ver también los que no.
2. 2
   Cada coche con su conductor de turno (N, noche; D, día), el modelo, las plazas y el titular, y si es eléctrico o adaptado PMR.

#La comunicación al registro de servicios VTC

Cada servicio VTC se comunica por vía electrónica al registro del Ministerio de Transportes antes de empezar: el arrendador y su NIF, el intermediario, el lugar y la fecha del contrato, el lugar y la hora de inicio, la fecha de fin y la matrícula. Sin datos de los pasajeros. En la pestaña Registro VTC de la reserva están las comunicaciones hechas y los botones para comunicar el alta, una modificación, el inicio o la anulación. En la demo, la comunicación está simulada con la forma del servicio web oficial (ver Integraciones).

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1. 1
   Qué se comunica y cuándo (RD 785/2021): sin datos de los pasajeros. En Madrid, si no se puede comunicar, la hoja de ruta lo justifica.
2. 2
   Comunicar una modificación, Comunicar el inicio o Anular en el registro.
3. 3
   Cada comunicación con su referencia del registro, la fecha y su resultado (Comunicada).

#Nueva reserva, calendario y clientes

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1. 1
   El cliente (se busca por nombre o código) y la base que hará el servicio.
2. 2
   El tipo (traslado, por horas, evento…), las horas contratadas si es por horas, la fecha y la hora.
3. 3
   Recogida y destino.
4. 4
   El vuelo, para seguir su retraso en una recogida en el aeropuerto, y los pasajeros.
5. 5
   El requisito del vehículo: decide qué coches se proponen al asignar.
6. 6
   El precio sin IVA (el descuento del cliente se aplica en la factura).

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1. 1
   La semana (con las flechas, las demás) y el total de reservas.
2. 2
   Hoy, resaltado.
3. 3
   Cada reserva en verde si está asignada o hecha, en ámbar si está pendiente. Púlsala para abrir su ficha.

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1. 1
   Clientes activos, reservas próximas, lo facturado en 12 meses y lo pendiente de cobro.
2. 2
   Filtros: activos, con pendiente de cobro, con facturas vencidas, inactivos.
3. 3
   Días de pago, descuento, reservas, facturado y pendiente de cada cliente.

#Consejos

• Asigna con tiempo: el indicador «Sin asignar» mira solo 48 horas.
• Comunica en cuanto asignes: si luego cambias el coche, comunica la modificación.
• Pon el vuelo en las recogidas del aeropuerto: el conductor ve el retraso.

Cada coche lleva un equipo de telemática (GPS) que envía su posición, su velocidad, si el motor está encendido y los eventos de conducción (frenazos, acelerones, excesos de velocidad). El Mapa los pinta sobre el plano con el color de su estado y, al lado, la lista de la flota con el conductor de ese momento: el de la cobertura del día o, si no hay, el de la asignación cuyo turno incluye esa hora (la misma regla de atribución que usa toda la app: cada hecho se atribuye a quien tenía el coche en ese instante).

En la demo la telemática está simulada con la forma de la API de un proveedor real (ver Integraciones), y sus datos llegan hasta las 06:45 de cada mañana.

El Mapa tiene dos pestañas:

• Flota: la foto de ahora. Dónde está cada coche, quién lo lleva y, al pulsarlo, su recorrido del día.
• Servicios: el histórico. Los viajes de todas las plataformas (Uber, Bolt, Cabify, FREENOW, taxi y reservas directas) de un periodo y, al elegir uno, el itinerario que siguió el coche, coloreado por velocidad, con sus acelerones, frenazos, giros bruscos y excesos de velocidad, el gráfico de velocidad con el límite de la vía y quién conducía.

#La flota en el mapa

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1. 1
   Las dos pestañas del Mapa: Flota (ahora) y Servicios (los viajes de un periodo con su itinerario).
2. 2
   El recuento por estado: en servicio (con pasajero o yendo a por él), libre, parado (encendido sin moverse) y apagado.
3. 3
   Cada coche en su sitio, con el color de su estado. Púlsalo para ver su tarjeta y su recorrido.
4. 4
   Los controles: zonas de interés (aeropuertos, estaciones, la ZBE —zona de bajas emisiones—), matrículas y nombres en el plano, encuadrar todos los coches, acercar y alejar.
5. 5
   El buscador de la lista y los filtros por base y por plataforma.
6. 6
   Los estados como filtros: pulsa uno para ver solo esos coches.
7. 7
   Cada coche de la lista: matrícula, modelo, conductor de ahora con su turno, estado, velocidad y hace cuánto llegó su última posición.
8. 8
   Cuándo se actualizó el mapa y cuándo llegó la última señal.

#El recorrido del día de un coche

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1. 1
   El coche con su matrícula y su titular, y la flecha para volver a la lista.
2. 2
   Su estado (telemática, disponibilidad y estado del coche), el conductor de ahora, el turno, el último viaje, los viajes y los km de hoy, la velocidad, el cuentakilómetros y la última posición.
3. 3
   Saltos a la ficha del vehículo y a la del conductor.
4. 4
   El recorrido dibujado en el plano: cada servicio sigue el itinerario real que registró la telemática, calle por calle.
5. 5
   Recorrido del día: hoy, ayer u otro día, con los km, los trayectos, los viajes, el porcentaje con servicio y los eventos.
6. 6
   La leyenda: trayecto con servicio (verde: coincide con un viaje de alguna plataforma), sin servicio (ámbar: kilómetros sin pasajero) y las posiciones sueltas.

Debajo, la lista del día: cada viaje de las plataformas con su hora, su trayecto y su importe, cada trayecto de la telemática y cada evento de conducción. Los kilómetros sin servicio son los que luego salen en Discrepancias («km sin servicio») si pasan del umbral.

En el plano, los viajes ya no son líneas rectas entre la recogida y la llegada: cada servicio dibuja el itinerario que siguió el coche según la telemática (un punto cada 20–30 segundos y en cada giro). Para ver un servicio en detalle —su velocidad, sus eventos y quién conducía—, usa la pestaña Servicios.

#Servicios: el itinerario de cada viaje

La pestaña Servicios reúne los viajes de todas las plataformas que acabaron en un periodo, los más recientes primero. Salen de Producción, cada uno atribuido a quien tenía el coche, y el itinerario sale de la telemática (Sherlog, sobre la plataforma Wialon). Sirve para revisar la queja de un pasajero, comprobar por dónde fue un servicio largo, ver cómo conduce alguien o explicar unos kilómetros que no cuadran.

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1. 1
   El periodo: hoy, ayer, los últimos 7 días o unas fechas (hasta tres meses).
2. 2
   Los filtros: plataforma, base, estado (realizados, cancelados…), un conductor o un coche.
3. 3
   Solo fuera de rango: solo los servicios con algún evento de conducción que pasa de los umbrales de la empresa.
4. 4
   Las cifras de lo filtrado: servicios realizados, km, neto para la flota (con «Ver ingresos») y cuántos tienen eventos fuera de rango, con el recuento por tipo.
5. 5
   Cada servicio: plataforma, hora de recogida y de llegada, origen → destino, conductor, matrícula, km y minutos, y el importe. Un número rojo cuenta sus eventos fuera de rango.
6. 6
   Pulsa un servicio para ver su itinerario en el plano.

La telemática guarda el itinerario de los últimos 14 días y solo de los coches con equipo: los servicios anteriores salen en la lista, pero sin mapa («sin itinerario»). Un servicio cancelado tampoco tiene itinerario. El botón del pie de la lista carga más servicios.

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1. 1
   La leyenda: el color de la línea según la velocidad (del azul claro, despacio, al oscuro, rápido) y los eventos fuera de rango (rojo) o dentro (ámbar).
2. 2
   La recogida y los primeros eventos: un acelerón y un frenazo. Cada círculo es un evento; púlsalo para ver su valor.
3. 3
   Un exceso de velocidad: 132 km/h en una vía de 100 durante casi cinco minutos.
4. 4
   Encuadrar el recorrido vuelve a poner todo el itinerario en pantalla; con más y menos, acercas y alejas.
5. 5
   El gráfico de velocidad: la línea es la velocidad del coche y la discontinua, el límite de la vía. Los picos por encima son los excesos; pasa el ratón para ver la hora, la velocidad y dónde estaba.
6. 6
   La recogida y la llegada con su hora, la distancia, la duración, la velocidad media y la máxima, y cuántos eventos están fuera de rango.
7. 7
   Los eventos de conducción del servicio con su valor, el umbral de la empresa y si están fuera de rango.
8. 8
   Quién conducía y por qué se le atribuye el servicio (debajo, al desplazar).

Arriba del panel, la flecha vuelve a la lista con los mismos filtros. Los eventos de la lista y los círculos del plano son los mismos: al pulsar uno, el plano va a ese punto. Debajo del recuadro de cifras, «Según la telemática» dice los km que recorrió el coche según el GPS y cuántos puntos tiene el itinerario (pueden no coincidir del todo con la distancia que da la plataforma).

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1. 1
   Quién conducía: el conductor (púlsalo para abrir su ficha) y la regla con la que se le atribuye el servicio: la cobertura del día, la asignación del turno, una reasignación manual o su cuenta en la plataforma.
2. 2
   La comprobación de la telemática: quién tenía el coche según el cuadrante cuando empezó el recorrido. Si no coincide, sale un aviso en ámbar.
3. 3
   El coche (púlsalo para abrir su ficha), su modelo y su titular, la base y la forma de pago.
4. 4
   Los importes (con «Ver ingresos»): el bruto con IVA, la comisión de la plataforma, el neto para la flota, la propina y el peaje.
5. 5
   Ficha del viaje: el detalle en Producción, con la explicación de la atribución y la reasignación.

También se llega desde Producción: la ficha de cada viaje tiene el botón Ver itinerario en el mapa, que abre esta pestaña con el servicio ya elegido. Y desde la lista, con Solo fuera de rango y un conductor, ves de un vistazo sus servicios con frenazos o excesos.

En Servicios, sin «Ver ubicación» se ve la lista de servicios con su conductor, coche, distancia y duración, pero no el itinerario ni los eventos de conducción. Los importes, solo con «Ver ingresos».

#Consejos

• Filtra por «Libre» para ver qué coches pueden coger una reserva urgente.
• Activa las zonas de interés para ver la cola del aeropuerto o la ZBE.
• Revisa los km sin servicio de los coches con más ámbar: suelen explicar una discrepancia.
• Mira Servicios → 7 días con «Solo fuera de rango» una vez por semana: los conductores que más se repiten son los primeros con los que conviene hablar.

Una incidencia es cualquier cosa que pasa con un coche o un servicio y hay que atender: una avería (no arranca, un testigo encendido), un daño en el vehículo (un retrovisor suelto), una queja de cliente (llegó tarde, mala ruta), un objeto olvidado por un pasajero, una limpieza o un accidente. Las abren los conductores desde Mi turno (con fotos) y la oficina. Cada una tiene una prioridad (baja, media, alta, urgente), un estado (abierta, en curso, resuelta, descartada) y, si hace falta, una persona asignada. Las averías y los daños pasan a Taller como una orden; los accidentes, a Siniestros.

#La lista de incidencias

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1. 1
   Abiertas: sin cerrar (abiertas o en curso).
2. 2
   Urgentes y altas y sin asignar: lo primero que hay que mirar.
3. 3
   Objetos en custodia: olvidados por los pasajeros y aún no devueltos. Al lado, el tiempo medio de resolución (30 días).
4. 4
   Filtros por tipo, prioridad, origen (conductor, oficina, cliente, plataforma), vehículo y conductor.
5. 5
   Las vistas con su recuento: abiertas, urgentes y altas, sin asignar, asignadas a mí, averías y daños, quejas, objetos olvidados, resueltas y descartadas.
6. 6
   El origen, la prioridad y a quién está asignada.
7. 7
   Nueva incidencia (también desde Crear).

#La ficha y lo que se hace con ella

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1. 1
   Número, tipo y estado, la descripción corta, cuándo, el origen y quién la abrió.
2. 2
   Prioridad, estado, cuánto lleva abierta y a quién está asignada.
3. 3
   La incidencia: tipo, prioridad, origen, fecha y la descripción.
4. 4
   El vehículo y el conductor que lo llevaba (atribuido por la hora), con su base.
5. 5
   Resolver (con lo que se hizo), Asignar a una persona, Pasar a taller (crea la orden), Pasar a siniestro o Descartar.

Según el tipo, la ficha tiene su bloque propio: en una queja, quién reclama, su contacto (con «Datos de contacto»), la plataforma o la reserva, el motivo y la respuesta al cliente; en un objeto olvidado, qué es, dónde se guarda y, al devolverlo, a quién, cómo (en la base, por el conductor, por mensajería o por la plataforma) y cuándo.

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   La queja: el cliente, su contacto (oculto sin «Datos de contacto»), la plataforma, la referencia del viaje, el motivo y la respuesta.
2. 2
   Responder al cliente deja anotada la respuesta que se le dio.

Si el trabajo se hace en el taller propio, dale cita desde Taller → Citas con la incidencia como origen: la cita crea su orden programada enlazada con la incidencia y avisa a los conductores del coche.

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   Un buscador de tipos.
2. 2
   Cada tipo con su explicación: avería, daño en el vehículo, queja de cliente, objeto olvidado, limpieza, accidente u otro. Después se piden el coche, la descripción y la prioridad.

#Consejos

• Asigna cada incidencia a alguien: la vista «Asignadas a mí» es la lista de tareas de cada uno.
• Responde siempre a las quejas y anótalo: si el cliente vuelve a llamar, la respuesta está en la ficha.
• Registra la entrega de los objetos olvidados: quién se lo llevó y cuándo.

Vehículos es el registro de la flota que gestiona Alcora Movilidad: los VTC (vehículos de turismo con conductor, los coches que trabajan con Uber, Bolt, Cabify, FREENOW o con reservas de clientes) y los taxis de los licenciatarios de Madrid. Cada coche es de un titular (el autónomo o la sociedad que lo aporta junto con la autorización) y está en la base de ese titular (Madrid o Málaga). De cada uno FleetPilot guarda:

• Su identificación: matrícula, bastidor (el VIN de 17 caracteres), marca, modelo, versión, color, fecha de la primera matriculación y servicio (VTC o taxi).
• Sus datos técnicos: combustible, etiqueta ambiental de la DGT (Dirección General de Tráfico: CERO, ECO, C, B o sin etiqueta), plazas, si está adaptado para PMR (personas con movilidad reducida), longitud, potencia fiscal en CVF (caballos fiscales), depósito, batería y consumo de referencia.
• Si cumple los requisitos del vehículo que exige el ROTT (Reglamento de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres) a un VTC, o la antigüedad máxima del taxi.
• El titular y el régimen (en propiedad, renting, leasing o cedido), la empresa de renting, la cuota y el fin del contrato.
• La autorización VTC o la licencia de taxi a la que está adscrito (ver Autorizaciones) y la póliza que lo cubre hoy (ver Seguros).
• La ITV (Inspección Técnica de Vehículos): la última, su resultado y la próxima; en los taxis, además, el taxímetro y su verificación anual.
• Los kilómetros, que llegan solos de la telemática (la unidad GPS del coche) o se anotan a mano y en cada orden de taller.
• Lo que hace cada mes: viajes, ingresos, costes y margen, con los conductores que lo han llevado.

Desde la ficha de un coche se llega a todo lo que cuelga de él: sus conductores (Cuadrante), su taller (Taller), sus siniestros (Siniestros), sus multas (Multas), sus tarjetas y gastos.

#La lista de vehículos

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   Operativos: coches trabajando frente a todos los que no están de baja («64 / 68»). A su lado, En taller, Parados y Sin conductor. Cada indicador se pulsa para filtrar la lista, y su ⓘ explica de dónde sale la cifra.
2. 2
   Sin conductor: coches operativos que ahora no tienen ninguna asignación en ningún turno. Es producción perdida: asígnales conductor en el Cuadrante.
3. 3
   ITV caducada o próxima: ITV caducada, sin fecha o que caduca dentro del aviso de caducidades de Configuración. «7 · 1 caducada» son siete a revisar, una ya caducada.
4. 4
   Sin seguro: coches operativos, en taller o parados que hoy no están en ninguna póliza vigente. Al lado, la antigüedad media de la flota y la parte ECO y CERO.
5. 5
   El buscador: por matrícula (con o sin espacio), bastidor, marca, modelo, titular, autorización, póliza, conductor, unidad de telemática o número de taxímetro.
6. 6
   Los filtros con su recuento: Activos, Operativos, En taller, Parados y en alta, Sin conductor, ITV a revisar, Seguro a revisar, Requisitos, Mantenimiento, VTC, Taxis y De baja (la fila se desliza de lado).
7. 7
   Las columnas ITV y Seguro: el estado (vigente, caduca pronto, caducado) con la fecha y cuánto falta. La fila de un coche con la ITV caducada o sin seguro sale en rojo claro.
8. 8
   Nuevo vehículo da de alta un coche (con «Editar vehículos»). A su izquierda, Filtros (base, titular, combustible y etiqueta) y Exportar CSV.

Cada fila enseña el vehículo (la placa con la etiqueta ambiental, un icono si es taxi o está adaptado PMR, la marca, el modelo y los años), el titular con su código, su base y el régimen, el estado (con el motivo si no está operativo), los conductores que lo tienen asignado (con su turno entre paréntesis), la ITV, el seguro, los kilómetros y, si tu perfil ve ingresos, el neto del mes con sus viajes. Pulsa la cabecera de una columna para ordenar por ella.

El botón Filtros (el de los reguladores) añade cuatro filtros que se combinan con los de la fila: Base (solo si ves las dos), Titular, Combustible y Etiqueta ambiental; el número del botón dice cuántos hay puestos y Quitar filtros los quita.

#Revisar las ITV que caducan

Una vez por semana, o cuando el Panel avise de una ITV, pulsa el indicador ITV caducada o próxima (o el filtro ITV a revisar). El aviso sale con la antelación de Aviso de caducidades de Configuración.

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   El filtro ITV a revisar, activo.
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   El taxi 4749 LJN está en el taller: le están cambiando el embrague antes de pasar la ITV.
3. 3
   Su ITV caducó el 7 de octubre: hasta que la pase no puede circular ni asignarse a ningún conductor.
4. 4
   El Skoda Superb 9373 KRR la tiene el día 19: caduca pronto. Ya tiene su orden de ITV programada en Taller.

#La ficha de un vehículo

Al pulsar una fila se abre la ficha del coche a la derecha. Arriba, el titular, la base y el servicio, el estado, la matrícula con la marca y el modelo, y los botones para editarlo y para el resto de acciones (Más opciones). Debajo, las pestañas: Resumen, Conductores, Producción y rentabilidad, Taller, Siniestros, Multas, Gastos y tarjetas, Documentos y, con el permiso «Ver auditoría», Cambios.

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   Titular, base y servicio; el estado del coche; la matrícula, la marca y el modelo; y debajo la versión, el color, los años y el titular.
2. 2
   El lápiz (Editar) abre el formulario del vehículo.
3. 3
   Más opciones: cambiar el estado, registrar la ITV, actualizar los km, verificar el taxímetro, abrir una orden de taller, un peritaje o un siniestro.
4. 4
   Las pestañas, con su recuento: conductores con asignación vigente, órdenes de taller abiertas, siniestros y multas.
5. 5
   Las cifras clave: kilómetros, próxima ITV, seguro hasta, viajes del mes y, con «Ver ingresos», el neto del mes.
6. 6
   Identificación: matrícula, bastidor, marca y modelo, color, primera matriculación (con los años que tiene), servicio y base.
7. 7
   Datos técnicos: combustible, etiqueta ambiental (aquí C, un diésel Euro 6), plazas, PMR, longitud, potencia fiscal, depósito y consumo de referencia (con él se detectan los repostajes anómalos).
8. 8
   Requisitos VTC del vehículo (ROTT art. 181.2): plazas, potencia, longitud y antigüedad, cada uno con el dato del coche. Este cumple y deja de cumplir la antigüedad el 25-8-2029.

Si algo no está en regla, la ficha lo dice en un aviso debajo de las cifras: el coche parado o en taller (con el motivo), la ITV caducada, sin seguro, un VTC sin autorización adscrita, que no cumple los requisitos o que tiene un mantenimiento vencido.

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   Titular y régimen: quién aporta el coche (pulsa para abrir el titular) y cómo lo tiene. La cuota del renting y el valor de compra solo salen con «Ver costes».
2. 2
   Autorización: la autorización VTC a la que está adscrito (púlsala para abrirla), su estado, el visado y el distintivo.
3. 3
   Seguro: la póliza que lo cubre hoy, la modalidad, el vencimiento y las coberturas. Si falta la RC de viajeros, sale un aviso en rojo.
4. 4
   ITV: la última (15-12-2025, favorable) y la próxima (19-10-2026, caduca pronto). La barra va de una ITV a la siguiente.
5. 5
   Registrar anota la ITV nueva (con «Editar vehículos»).
6. 6
   La periodicidad del RD 920/2017 propondría el 15-12-2027, pero manda la fecha de la tarjeta ITV: FleetPilot solo propone.
7. 7
   Kilómetros y telemática: los km y su última lectura, los km en servicio del mes, la unidad GPS, el próximo mantenimiento y el último peritaje.

#Un taxi en el taller

Los taxis tienen la misma ficha con tres diferencias: los requisitos son solo la antigüedad máxima (10 años en Madrid), la autorización es una licencia de taxi (municipal, sin el visado bienal del ROTT) y hay una tarjeta más, la del taxímetro.

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   Un taxi (TAXI en la línea de arriba y el icono del coche) en estado En taller.
2. 2
   El motivo del estado: lo pone la orden de taller al entrar (o quien cambia el estado a mano).
3. 3
   El aviso de la ITV caducada: el coche no puede circular ni asignarse hasta registrar la nueva.
4. 4
   Requisitos del taxi: hasta 10 años de antigüedad (Decreto 74/2005, art. 20). Este deja de valer el 4-11-2031.
5. 5
   Un taxi de GLP: FleetPilot le propuso la etiqueta ECO por el combustible.
6. 6
   La pestaña Multas con sus dos multas: cada una atribuida a quien llevaba el coche en ese momento.

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1. 1
   La licencia de taxi a la que está adscrito. El visado sale «Sin fecha»: las licencias de taxi no tienen el visado bienal del ROTT.
2. 2
   La ITV de un taxi: anual hasta los 5 años de antigüedad y semestral desde los 5 (RD 920/2017, art. 6.1).
3. 3
   Taxímetro: su número, la última verificación y la próxima, que aquí caduca pronto. La verificación es anual y tras cada cambio de tarifas.

#Conductores del coche

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   La pestaña Conductores, con cuántas asignaciones vigentes tiene el coche.
2. 2
   Cada asignación vigente: el conductor, el turno con su horario, desde cuándo y si firmó la declaración de asignación. Púlsala para abrirla en el Cuadrante.
3. 3
   Las coberturas de los próximos días: quién lleva el coche cuando el fijo libra o falta.
4. 4
   El día, el turno (D, de día; N, de noche), el conductor que cubre y el motivo.

Más abajo está el Histórico: las asignaciones ya terminadas, con su fecha de fin y el motivo (reasignación, baja del conductor, baja del vehículo…). Con todo ello FleetPilot sabe quién tenía el coche en cada instante y atribuye a esa persona cada viaje, repostaje, trayecto, multa o siniestro: la cobertura del día manda sobre la asignación del turno.

#Producción y rentabilidad

La pestaña Producción y rentabilidad responde a dos preguntas: qué hace el coche este mes y cuánto deja. Es la que mira gerencia; lo que se ve depende del perfil: con «Ver ingresos», los euros netos; con «Ver costes», los costes; con los dos, el margen. Sin ninguno, solo viajes y kilómetros.

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   Las cifras del mes: viajes, km en servicio, neto, neto por km y el margen medio mensual de los meses cerrados.
2. 2
   Por plataforma: lo que ha hecho el coche este mes en Uber, Bolt, Cabify, FREENOW, servicios directos o, en el taxi, la calle y la emisora (neto y viajes).
3. 3
   Por conductor: quién ha producido con el coche. Además de los dos fijos salen los correturnos que lo cubrieron; «Sin asignar», los viajes que no se pudieron atribuir.
4. 4
   Ingresos y costes de los últimos meses: el neto (azul), los costes (ámbar) y la línea del margen. El mes en curso, resaltado, está incompleto.

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1. 1
   Cuenta del coche: una columna por mes, con los mismos criterios que la liquidación al titular.
2. 2
   Ingresos netos: la producción neta del coche con los incentivos de las plataformas.
3. 3
   Los costes: combustible y carga de sus tarjetas, taller terminado (sin lo que paga el seguro), la prima mensual, la cuota de renting o leasing, las multas no repercutidas al conductor y otros gastos validados.
4. 4
   Margen: ingresos − costes. Es lo que aporta el coche antes de la nómina de sus conductores y de la cuota de gestión.

#Taller, siniestros, multas y gastos del coche

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1. 1
   Las citas en el taller propio de hoy en adelante, con su puesto, su mecánico y su estado (aquí, por confirmar). Púlsala para abrirla.
2. 2
   Próximos mantenimientos del coche según los planes de Taller, por km y por tiempo.
3. 3
   La revisión toca a los 420.000 km (faltan 827) y ya tiene su orden programada: púlsala para abrirla.
4. 4
   Programar un mantenimiento que todavía no tiene orden: pide cita en el taller propio o crea la orden en un taller externo.
5. 5
   Órdenes de taller del coche, con la fecha, el taller, los días parado, el trabajo, el estado y, con «Ver costes», el coste.

• Siniestros: los partes del coche con la fecha, el conductor, la culpa, el estado y, con «Ver costes», el coste (ver Siniestros).
• Multas: cada multa con el conductor identificado, el organismo, el estado de la identificación y el importe (ver Multas).
• Gastos y tarjetas: las tarjetas de combustible, carga o peaje que van con el coche (otras van con el conductor), los repostajes y cargas del mes con sus anomalías, y los gastos imputados al coche (ver Tarjetas y Gastos).
• Documentos: la ficha técnica, el permiso de circulación, la tarjeta ITV, el contrato de renting, las fotos… Además de los del coche, ves (sin poder cambiarlos) los de su autorización y su póliza.
• Cambios: quién cambió qué y cuándo, con el permiso «Ver auditoría» (ver Auditoría).

#Las acciones de Más opciones

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   Cambiar estado: operativo, en taller, parado o de baja, con el motivo.
2. 2
   Registrar ITV: la inspección, su resultado y la próxima.
3. 3
   Actualizar km: una lectura del cuentakilómetros (la telemática los pone sola).
4. 4
   Verificar taxímetro: solo en los taxis.
5. 5
   Nueva orden de taller con el coche ya puesto (ver Taller).
6. 6
   Pedir cita en el taller propio: la cita con su puesto, su mecánico y su orden programada (ver Las citas del taller).
7. 7
   Nuevo peritaje: las 12 fotos del coche en una entrega, una devolución o tras un incidente.
8. 8
   Nuevo siniestro: el parte de un accidente (ver Siniestros).

Cada opción sale solo si tu perfil puede hacerla: cambiar el estado y registrar la ITV piden «Editar vehículos»; actualizar los km, «Editar vehículos» o «Editar taller»; verificar el taxímetro, «Editar vehículos» o «Editar autorizaciones»; la orden y el peritaje y la cita en el taller propio, la sección Taller con «Editar taller» (el peritaje también con «Editar siniestros»); el siniestro, la sección Siniestros con «Editar siniestros». Un coche de baja ya no tiene acciones.

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1. 1
   Fecha de la inspección: la del informe de la estación; no puede ser futura.
2. 2
   Resultado: favorable, desfavorable (hay defectos que corregir) o negativa (no puede circular salvo para ir al taller).
3. 3
   Próxima ITV: con un resultado desfavorable, FleetPilot propone volver en 2 meses; con uno favorable, al año (un taxi de menos de 5 años).
4. 4
   Los km de la lectura: solo cuentan si son más que los actuales.
5. 5
   La periodicidad que aplica: en los taxis, anual hasta 5 años y semestral desde los 5; en los VTC, la de los turismos.
6. 6
   El aviso del resultado: corregir los defectos y volver a pasarla en 2 meses como máximo.
7. 7
   Registrar ITV (en la captura no se ha pulsado).

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1. 1
   Nuevo estado: aquí, De baja.
2. 2
   Motivo: obligatorio para pararlo o darlo de baja; sale en la lista y en la ficha.
3. 3
   Fecha de la baja: solo para la baja.
4. 4
   Lo que hace la baja: cierra las asignaciones y las tarjetas, saca el coche de su póliza al día siguiente, lo desadscribe de su autorización (que tendrá 2 meses para adscribir otro) y anula las órdenes de taller programadas.
5. 5
   Cambiar estado (en la captura no se ha pulsado).

Para llevar un coche al taller es mejor abrir una orden de taller que cambiar el estado a mano: la orden lo pone «En taller» al entrar y lo devuelve a «Operativo» al terminar, y cuenta los días parado. Con Actualizar km se anota una lectura del cuentakilómetros; si es menor que la actual, hay que marcar Es una corrección (una lectura mal tecleada). Verificar taxímetro pide la fecha de la verificación y, si ha cambiado, el número del taxímetro: la próxima queda al año.

#Dar de alta o editar un vehículo

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   Matrícula: el formato actual, 4 cifras y 3 letras sin vocales (1234 LMN). Se escribe con o sin espacio.
2. 2
   Bastidor (VIN): 17 caracteres, sin I, O ni Q. Matrícula y bastidor no se pueden repetir.
3. 3
   Primera matriculación: de ella salen los años del coche, la antigüedad máxima y la periodicidad de la ITV.
4. 4
   Servicio: VTC o taxi. Cambia los requisitos que se comprueban y la ITV que se propone.
5. 5
   Combustible: al elegirlo, FleetPilot propone la etiqueta ambiental (eléctrico o enchufable, CERO; híbrido, GLP o gas natural, ECO; el resto, C).
6. 6
   Comprueba la etiqueta en la tarjeta ITV y cámbiala si no coincide (un diésel Euro 4 o 5, por ejemplo, es B).
7. 7
   Longitud (en mm) y Potencia fiscal (en CVF): sin ellas no se pueden comprobar los requisitos VTC.
8. 8
   Titular: quien aporta el coche y la autorización. La base del coche es la del titular.

Más abajo están el Régimen (en propiedad, renting, leasing o cedido por el titular), la Empresa de renting o leasing, el Fin del contrato, la Cuota mensual y el Valor de compra (estos dos, solo con «Ver costes»), y los Equipos: la Unidad de telemática (el identificador de la unidad GPS en el proveedor, con el que llegan solos las posiciones y los km) y el Número del taxímetro (solo en los taxis). En el alta se pide también los Kilómetros de partida.

El formulario comprueba mientras escribes y avisa al final:

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1. 1
   Un híbrido convencional: el ROTT no lo cita entre las energías alternativas, así que se le exigen la potencia y la longitud como a cualquier coche de combustión.
2. 2
   4.547 mm y 11,6 CVF: por debajo de los 4,60 m y los 12 CVF que pide el ROTT.
3. 3
   Régimen: con renting o leasing, indica el fin del contrato y FleetPilot avisará 60 días antes.
4. 4
   Equipos: la unidad de telemática y el número del taxímetro.
5. 5
   El aviso: con estos datos no cumple los requisitos VTC (menos de 12 CVF, menos de 4,60 m). FleetPilot deja guardar, pero el coche saldrá como «No cumple» en la ficha y en las comprobaciones de Autorizaciones.
6. 6
   Guardar (en la captura no se ha pulsado).

Otros avisos del formulario: un híbrido enchufable por debajo de la potencia o la longitud queda «a revisar» (el ROTT no cita los híbridos: confírmalo con la autoridad de transporte); si faltan la potencia o la longitud, te pide que las añadas; un VTC con etiqueta C, B o sin etiqueta (y no adaptado PMR) recuerda la regla de Madrid (ECO o CERO); y un renting o leasing sin fecha de fin pide que la pongas.

Un coche en alta dado de alta por error se puede eliminar desde su formulario (Eliminar); en cuanto ha tenido actividad, ya no: se da de baja con Cambiar estado y conserva todo su historial.

#Lo que FleetPilot comprueba

#Consejos

• Rellena la potencia fiscal y la longitud de cada VTC con la ficha técnica: sin ellas, el coche sale con «Faltan datos» y no se puede saber si cumple.
• Mira el filtro Requisitos cada trimestre: los coches que llegan a los 10 años salen con 180 días de margen, el tiempo justo para buscar el sustituto y adscribirlo a la autorización.
• Usa las órdenes de taller en lugar de cambiar el estado a mano: el coche entra y sale solo del taller y quedan los días parado y el coste.
• Registra la ITV el mismo día, con la fecha de la tarjeta, y adjunta el informe en Documentos.
• Revisa la columna Conductores: un coche operativo sin conductor es un coche que no produce.

Para trabajar, cada coche necesita su título habilitante:

• La autorización VTC (de arrendamiento de vehículos con conductor), que concede la comunidad autónoma: en la demo, las de la Comunidad de Madrid (28-VTC-…) y las de Andalucía para la delegación de Málaga (29-VTC-…). Va unida a un titular y a un vehículo adscrito, que tiene que tener en todo momento.
• La licencia de taxi, municipal (LIC-MAD-…), con su municipio o área de prestación conjunta.

De cada una FleetPilot guarda el titular, el vehículo adscrito y el historial de los coches que ha tenido, el ámbito (comunidad autónoma y municipio), la fecha de concesión, el visado (la revisión periódica de que el titular sigue cumpliendo los requisitos: cada dos años), el distintivo que lleva el coche en Madrid (el modelo antiguo de 2016 o el nuevo de 2026, bicolor y con número de serie) y el estado: vigente, en trámite, suspendida o de baja.

La vista Comprobaciones repasa con tus datos lo que pide la normativa a las autorizaciones y a sus coches —vehículo adscrito, requisitos del vehículo, etiqueta ECO o CERO y flota adaptada en Madrid, distintivo, visado, conductores por autorización y taxímetro— y lista lo que no cumple o hay que vigilar.

#La lista de autorizaciones

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   Las dos vistas: Autorizaciones (la lista) y Comprobaciones (la normativa). FleetPilot recuerda la última que usaste.
2. 2
   Vigentes, por tipo: autorizaciones VTC y licencias de taxi en estado «Vigente».
3. 3
   Visado a revisar: visados vencidos o que vencen dentro del aviso de caducidades (aquí, dos en las próximas semanas).
4. 4
   Distintivo antiguo: VTC de Madrid que aún llevan el distintivo de 2016 y los días que quedan para el 3-11-2026, cuando deja de valer («8 · 24 días»).
5. 5
   Sin vehículo: autorizaciones vigentes o en trámite sin coche adscrito. Al lado, En trámite: las solicitadas que aún no se han concedido.
6. 6
   El buscador: por número, titular, matrícula, modelo, municipio o número de serie del distintivo.
7. 7
   Los filtros: Vigentes, VTC, Taxi, Visado a revisar, Distintivo antiguo, Sin vehículo, En trámite, Suspendidas y de baja y Todas.
8. 8
   Nueva autorización da de alta una autorización VTC o una licencia de taxi (con «Editar autorizaciones»).

Cada fila enseña la autorización (número y tipo), el titular, el vehículo adscrito (placa, etiqueta ambiental, modelo y un icono si está adaptado PMR) o, si no tiene, «Sin vehículo» con los días que quedan para adscribir uno, el ámbito (comunidad y municipio), el visado (estado y fecha), el distintivo (solo en los VTC de Madrid: «Antiguo (2016)» en ámbar o «Nuevo (2026)» con su número de serie) y el estado. La fila de una autorización sin vehículo o con el visado vencido sale en rojo claro.

#La ficha de una autorización

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1. 1
   Tipo y comunidad, estado, número, titular y vehículo adscrito.
2. 2
   El lápiz edita la autorización; Más opciones cambia o quita el vehículo y registra el visado (en una licencia de taxi, también verifica el taxímetro).
3. 3
   Las cifras clave: estado, próximo visado, vehículo y, en los VTC de Madrid, el distintivo.
4. 4
   El aviso del distintivo: el modelo de 2016 solo vale en Madrid hasta el 3-11-2026; hay que pedir el nuevo.
5. 5
   Datos: tipo, número, titular (púlsalo para abrirlo), comunidad, municipio y fecha de concesión.
6. 6
   Visado: el último y el próximo, con la barra de lo que queda. Registrar anota el visado nuevo.
7. 7
   Vehículo adscrito: matrícula (púlsala para abrir el coche), modelo, etiqueta, PMR y estado del coche.
8. 8
   Requisitos VTC del vehículo: cumple hoy, pero deja de cumplir la antigüedad el 21-11-2026: el aviso pide planificar la sustitución y la adscripción del nuevo coche.

Debajo está la tarjeta Distintivo, con el modelo y el número de serie («Cambiar antes del 3 nov 2026» si es el antiguo). Las pestañas de la ficha son Resumen, Vehículos adscritos (el historial: cada coche que ha tenido la autorización, desde cuándo y hasta cuándo, los días, el motivo del cambio y quién lo registró; el actual con la etiqueta «Adscrito»), Documentos (la resolución de concesión, el último visado, la tarjeta de transporte…; ves también, sin poder cambiarlos, los del coche adscrito) y, con «Ver auditoría», Cambios.

#Cambiar el vehículo adscrito

El Corolla 3806 JLH de la autorización 28-VTC-039654 se matriculó el 21-11-2016: ese día cumple 10 años y deja de valer como VTC. Transportes Arganzuela tiene que adscribir otro coche antes. Cuando el coche nuevo esté dado de alta en Vehículos (del mismo titular y como VTC), se cambia así:

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1. 1
   Nuevo vehículo adscrito: el buscador solo ofrece los coches del titular (T-008) que son VTC.
2. 2
   Fecha del cambio: hasta 60 días por delante, para dejarlo preparado.
3. 3
   Motivo: queda en el historial de la autorización.
4. 4
   El recordatorio: el nuevo coche tiene que cumplir los requisitos del ROTT y, en Madrid, ser ECO o CERO.
5. 5
   Cambiar el vehículo (en la captura no se ha pulsado).

Quitar el vehículo deja la autorización sin coche (por ejemplo, si el coche se vende o tiene un siniestro total antes de tener el sustituto). Desde ese día empieza a contar el plazo de 2 meses para adscribir otro: la lista, la ficha y las comprobaciones enseñan cuántos días quedan, y mientras tanto la autorización no puede prestar servicios. Dar de baja el coche en Vehículos también lo desadscribe.

#Registrar el visado

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1. 1
   Fecha del visado: la de la resolución; no puede ser futura.
2. 2
   El próximo visado: FleetPilot lo pone a los 2 años de la fecha.
3. 3
   Registrar visado (en la captura no se ha pulsado).

Si el coche adscrito no cumple los requisitos VTC, el diálogo lo avisa: el visado lo comprobará. Registrar el visado de una autorización suspendida la devuelve a vigente. Las licencias de taxi no tienen el visado bienal del ROTT: sus revisiones las hace el ayuntamiento y su tarjeta de visado sale sin fecha.

#Una licencia de taxi

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1. 1
   Una licencia de taxi de la Comunidad de Madrid, vigente, con su titular y su taxi.
2. 2
   El municipio: en el taxi, el municipio o el área de prestación conjunta (aquí, la de Madrid).
3. 3
   Sin visado bienal: las licencias de taxi las revisa el ayuntamiento (Decreto 74/2005).
4. 4
   El taxi adscrito y la próxima verificación del taxímetro, que aquí caduca pronto. Se verifica desde Más opciones → Verificar taxímetro.

#Las comprobaciones de la normativa

La vista Comprobaciones es la lista que conviene repasar cada semana. Cada tarjeta es una regla, con la norma que la exige, un recuento (rojo: no cumple; ámbar: a revisar; verde: cumple) y los casos que hay que atender; cada caso se abre desde su fila para resolverlo.

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   Incumplimientos: los casos en rojo de todas las comprobaciones. A revisar: los ámbar, que cumplen hoy pero hay que vigilar.
2. 2
   Vehículo adscrito (LOTT art. 99.4): autorizaciones sin coche, con los días que quedan de los 2 meses para subsanar.
3. 3
   Requisitos del vehículo VTC (ROTT art. 181.2): el 3492 LJW no cumple, el 9038 LJF (híbrido enchufable) queda a revisar y el 3806 JLH deja de cumplir en 42 días.
4. 4
   Etiqueta ECO o CERO en Madrid: el 9373 KRR es C; vale hasta el 31-12-2027 por estar ya adscrito, pero su sustituto tendrá que ser ECO o CERO.
5. 5
   Distintivo nuevo en Madrid (Decreto 59/2026): las ocho autorizaciones que aún tienen que cambiar el distintivo antes del 3-11-2026.
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   Flota adaptada en Madrid: un titular con 10 o más autorizaciones necesita 1 coche adaptado de cada 10. Alcora (T-001) tiene 10 y uno adaptado: cumple.
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   Visado bienal (ROTT art. 42): los visados vencidos o que vencen pronto.
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   Verificación del taxímetro: el del 2962 MGN caduca el 22 de octubre. Más abajo, Conductores por autorización.

La octava comprobación, Conductores por autorización, compara los conductores con contrato vigente de cada titular con lo que pide la normativa de Madrid: en el VTC, conductores para al menos el 75 % de las autorizaciones; en el taxi, al menos tantos asalariados como licencias. Queda siempre «a revisar» y nunca en rojo, porque el titular o sus familiares pueden conducir sin contrato en FleetPilot.

#Dar de alta una autorización

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   Tipo: VTC o licencia de taxi.
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   Número: el de la resolución (28-VTC-…); no se puede repetir.
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   Titular: la autorización va unida a él; su base es la de la autorización.
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   Vehículo adscrito: del mismo titular y servicio. Si aún no lo tienes, se adscribe después.
5. 5
   Comunidad autónoma y Municipio (en el taxi, el municipio o el área de prestación conjunta).
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   Estado: «En trámite» hasta la concesión; luego, «Vigente» con la Fecha de concesión.
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   Último visado y Próximo visado: al poner el último, FleetPilot propone el siguiente a los 2 años.
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   Modelo del distintivo y su número de serie (solo en los VTC; en Madrid, el modelo nuevo de 2026).

Si eliges el distintivo antiguo en un VTC de Madrid, el formulario recuerda que solo vale hasta el 3-11-2026; si das de alta una autorización VTC sin vehículo, recuerda que tiene que tenerlo (LOTT art. 99.4). En una licencia de taxi no se guarda distintivo.

#Lo que FleetPilot comprueba

#Consejos

• Repasa Comprobaciones cada lunes: lo ámbar de hoy es lo rojo del mes que viene.
• Pide los distintivos nuevos ya: el 3 de noviembre los antiguos dejan de valer en Madrid.
• Busca el sustituto con tiempo: un coche que llega a los 10 años sale en las comprobaciones con un año de margen y en el filtro Requisitos de Vehículos con 180 días. El nuevo tiene que cumplir el ROTT y, en Madrid, ser ECO o CERO.
• Anota el motivo de cada cambio de vehículo: es lo primero que pregunta una inspección.
• Adjunta la resolución y cada visado en Documentos.

Taller es donde el responsable de flota organiza lo que se hace a los coches. Tiene ocho vistas:

• Órdenes: cada trabajo en un coche —mantenimiento preventivo, avería, neumáticos, chapa y pintura, ITV, revisión, limpieza…— con su taller, sus fechas, los días parado y su coste (mano de obra y piezas). Una orden pasa de Programada a En taller (el coche queda «En taller») y a Terminada (vuelve a operativo), o se anula.
• Citas, Recambios, Pedidos y Equipo: el taller propio de la gestora, con su agenda por puesto, su almacén de recambios, los pedidos a los proveedores y sus puestos y mecánicos (ver El taller propio).
• Mantenimiento: lo que toca a cada coche según los planes de mantenimiento, por kilómetros y por tiempo, con la fecha estimada y si ya tiene su orden.
• Peritajes: la inspección del coche con 12 fotos guiadas (una por zona) en cada entrega y devolución, tras un incidente o de forma periódica. Un análisis de daños por IA (inteligencia artificial; simulado en la demo) compara con el peritaje anterior y marca los daños nuevos, que una persona revisa. De un daño nuevo sale el siniestro o el RD (reconocimiento de deuda) del conductor que tenía el coche.
• Planes: las reglas de mantenimiento («Revisión cada 15.000 km o 12 meses», «Neumáticos a los 40.000 km»…) y a qué coches aplican.

Cada día en el taller es un día sin producción: por eso FleetPilot cuenta los días parado y avisa de los mantenimientos antes de que venzan.

#Las órdenes en el tablero

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   Las vistas del taller: Órdenes, Citas, Recambios, Pedidos, Mantenimiento, Peritajes, Planes y Equipo (en una pantalla estrecha, desliza la barra para ver las últimas). FleetPilot recuerda la última.
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   En el taller: órdenes que han entrado y no han salido (cada una, un coche sin trabajar).
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   Programadas (con las retrasadas, si las hay) y, al lado, las de los próximos 7 días: los coches que faltarán en el cuadrante.
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   Terminadas (mes), Días parado (media) de las terminadas este mes y, con «Ver costes», el coste del mes.
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   Cambia entre el tablero (por estado) y la lista (con filtros, buscador y exportación).
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   Nueva orden de taller (con «Editar taller»).
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   En cada orden programada, Al taller anota la entrada. La tarjeta dice la fecha prevista y, si viene de una incidencia o de un siniestro, su número.
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   En cada orden en el taller, Terminar anota la salida con los trabajos y el coste. La tarjeta dice desde cuándo está dentro.

La tercera columna son las órdenes terminadas en los últimos 30 días, con su fecha de salida y, si tu perfil ve costes, el importe. Una orden programada con la fecha ya pasada sale con el borde en ámbar: suele ser un coche que no llegó al taller (reprográmala o anúlala).

En la lista (el botón de las filas) las órdenes salen en una tabla con las columnas Orden (número, tipo y descripción), Vehículo, Origen (plan, incidencia, siniestro, ITV, peritaje o manual), Taller, Fechas, Estado y Coste, y los filtros Abiertas, Programadas, En taller, Terminadas, Por siniestro, Preventivo, Anuladas y Todas.

#La ficha de una orden

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   Número y tipo de trabajo, estado, descripción, coche y taller.
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   El lápiz edita la orden; Más opciones la hace avanzar (entrada, terminar) o la anula con un motivo.
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   Las cifras clave: estado, días parado, km y, con «Ver costes», el coste total.
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   El botón del siguiente paso: aquí, Terminar la orden.
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   Seguimiento: programada, en el taller y terminada, con sus fechas y, al terminar, los trabajos hechos.
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   Vehículo: la matrícula (púlsala para abrir el coche), el modelo, el titular, el estado del coche y sus km.
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   Origen: de dónde viene la orden (plan, incidencia, siniestro…) y si lo cubre el seguro.
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   Taller y costes: el taller, la mano de obra, las piezas y el total (con «Ver costes»).

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   Salida del taller: no puede ser anterior a la entrada. Los días parado son los que van de una a otra.
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   Los km a la salida: si son más que los del coche, se actualizan.
3. 3
   El taller que hizo el trabajo.
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   Trabajos hechos: lo que dice la factura.
5. 5
   Mano de obra y Piezas: el total de la orden es la suma de las dos. Solo los ve y los anota quien tiene «Ver costes».
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   Lo cubre el seguro: entonces no cuenta como coste del coche ni del titular.
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   Lo que pasa al terminar: el coche vuelve a operativo si no tiene otra orden en el taller.
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   Terminar la orden (en la captura no se ha pulsado).

Si la orden es la reparación de un siniestro, el diálogo lo avisa: al terminarla, los días de inmovilización del siniestro salen de la orden y el siniestro pasa a pendiente de cobro (si la culpa fue del contrario) o a cerrado (ver Siniestros). La entrada (botón Al taller) pide la fecha de entrada, los km y el taller.

Una orden también nace sola: al pulsar Programar en un mantenimiento, al mandar al taller una incidencia (Incidencias) o un siniestro (Siniestros). Una orden programada creada por error se puede eliminar desde su formulario; una que ya ha entrado en el taller, solo anular.

#El taller propio

Si la gestora tiene taller propio (en la demo, el de Getafe, con cuatro puestos y cuatro mecánicos), FleetPilot lleva también su día a día: la agenda de citas por puesto, los partes de trabajo de cada mecánico, las piezas que salen del almacén de recambios y los pedidos a los proveedores. Una orden del taller propio no lleva el coste a mano: lo calcula FleetPilot con las horas de los partes y las piezas consumidas.

Una orden se hace en el taller propio o en uno externo (un proveedor, como hasta ahora). Al programar un mantenimiento o mandar al taller una incidencia, FleetPilot pregunta cuál: Pedir cita en el taller propio o Programar en un taller externo.

#Las citas del taller

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   Citas de hoy y, al lado, las citas por confirmar y las de los próximos 7 días.
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   Coches en el taller propio ahora, horas del mes anotadas en los partes y, con «Ver costes», el coste medio por orden de los últimos 90 días.
3. 3
   La agenda por día (una columna por puesto) o por semana; con las flechas, a otras fechas.
4. 4
   Nueva cita en el taller (con «Editar taller»).
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   Cada día con sus citas; hoy, en azul.
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   Una cita: hora, matrícula, qué hay que hacer, puesto y mecánico. El color dice su estado y la campana, que se ha avisado al conductor.
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   Los estados de una cita: por confirmar, confirmada, en el taller y terminada.

En la vista Día, cada columna es un puesto del taller (elevadores, alineadora…): al pulsar un hueco libre se propone una cita a esa hora en ese puesto. Una cita no puede coincidir con otra en el mismo puesto ni con el mismo mecánico, ni el coche puede tener dos a la vez. Ver anuladas enseña también las anuladas.

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   Número y origen de la cita, estado, qué hay que hacer, coche, fecha y hora.
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   El lápiz cambia la cita; Más opciones, No se presentó (la orden sigue programada para darle otra) o Anular la cita.
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   Abrir la orden el día de la cita, cuando llega el coche: la orden pasa a «En taller» y el coche queda «En taller».
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   A quién se avisó al confirmarla: los conductores del coche que usan la app.
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   La cita: taller, puesto, mecánico, tipo de trabajo y de dónde viene (aquí, la incidencia IN-2026-0007).
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   El coche, su estado y sus conductores.
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   Su orden de taller: se creó con la cita (si se anula la cita, se anula la orden) o ya existía y la cita solo le da fecha.

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   Origen: de dónde viene el trabajo; con un mantenimiento, una incidencia o un siniestro, la orden se enlaza con él.
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   El coche.
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   Puesto y mecánico: no pueden tener otra cita a esa hora.
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   Fecha, hora y duración, dentro del horario del taller; no en un día que ya ha pasado.
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   Qué hay que hacer: la descripción de la orden.
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   Confirmarla ya: se avisa a los conductores del coche al guardar.
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   Dar la cita (en la captura no se ha pulsado).

#La orden en el taller propio: trabajo y piezas

Una orden del taller propio tiene dos pestañas más: Trabajo, con los partes de cada mecánico, y Piezas, con lo que ha salido del almacén para ese coche. Los partes y las piezas se anotan cuando la orden está en el taller.

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   La pestaña Trabajo, con las horas anotadas; al lado, Piezas.
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   Empezar ahora deja un parte en curso a tu nombre hasta que lo pares.
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   Anotar un parte ya hecho: mecánico, tarea y hora de inicio y de fin (o las horas del día).
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   Cada parte: mecánico, tarea, cuándo y cuánto, y con «Ver costes» lo que suma (horas × la tarifa del mecánico o la del taller).

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   La pestaña Piezas, con cuántas lleva la orden.
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   Cada pieza: referencia, descripción, cantidad y, con «Ver costes», a cuánto salió del almacén (su coste medio en ese momento).

Con la orden en el taller, Añadir pieza elige un recambio del almacén y la cantidad: descuenta el stock y entra en el coste al coste medio del almacén en ese momento. Si no hay bastante, solo se puede consumir con un motivo (por ejemplo, comprada en el momento): lo que falta entra en el almacén como ajuste. Una pieza que al final no se usa se devuelve al almacén tocándola en la lista. No se puede terminar la orden con un parte en curso; al anularla, las piezas vuelven al almacén.

#Recambios

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   Valor del almacén (con «Ver costes»): existencias × coste medio de cada recambio.
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   Bajo mínimo: recambios con menos existencias que su stock mínimo (también salen como alerta). Al lado, los que están sin stock.
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   Las referencias con stock, los pedidos por recibir y el consumo del mes (lo que ha salido hacia las órdenes).
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   Existencias (lo que hay) o Movimientos (cada entrada, salida, ajuste y devolución).
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   Los filtros: activos, bajo mínimo, sin existencias, con pedido en curso, desactivados y todos.
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   Nuevo recambio (con «Gestionar el almacén»); en el menú de al lado, el recuento de inventario.
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   Cada recambio: referencia, descripción, marca y con qué coches es compatible, categoría, ubicación en el almacén, existencias con su mínimo y máximo, coste medio, valor y estado.